Die wunderbare Welt des Wissensmanagements
Wer schon länger im Unternehmen arbeitet, kennt es: Kolleg:innen kommen mit den unterschiedlichsten Fragen auf einen zu. Wo steht der Kaffee zum Nachfüllen? An wen muss ich mich wenden, wenn ich Fragen zur Gehaltsabrechnung habe? Was tun, wenn eine Kundenbeschwerde auf meinem Tisch landet?
Explizites und implizites Wissen
So banal einige Fragen erscheinen – sie betreffen zahlreiche (Mikro-)Themen, die in ihrer Gesamtheit den Arbeitsalltag innerhalb einer Organisation ausmachen. Im Laufe der Zeit sammelt sich immens viel Wissen an – teils explizit, also formell dokumentiert, teils in Form von implizitem Wissen. Auch alltägliche Erfahrungen und Kenntnisse, die sich in den Köpfen einzelner Kolleg:innen verstecken, zählen dazu.
Wissen organisieren und bereitstellen
Dieses gesammelte Wissen lässt sich durchaus organisieren und digitalisieren: Ein professionelles Wissensmanagement-System (WMS) entlastet die gesamte Belegschaft, indem es das komplette implizite Wissen in explizites überführt – und damit für die gesamte Belegschaft abrufbar bereitstellt. Mit einem lebendigen WMS schaffst du also einen messbaren Mehrwert für alle Beschäftigten unternehmensweit, sofern – ja, sofern alle mitmachen.
Eine breite Basis für das WMS schaffen
Um ein WMS in einer Organisation erfolgreich zu implementieren, sollten alle an einem Strang ziehen: Das System muss in der gesamten Organisation gelebt und auch nachgefragt werden. Dies gelingt, wenn alle Beteiligten erkennen, welche Vorteile ein professionelles Wissensmanagement für sie und ihr Team bereithält – wenn also viele engagierte Nutzerinnen und Nutzer mit Freude ihr Wissen dokumentieren und austauschen.
Wie das gelingt? Wir haben 11 Erfolgsfaktoren zusammengestellt, damit dürftest du leichtes Spiel haben.
So erweckst du deine Wissensplattform zum Leben
1. Ziele definieren
Steht schon deine klare Vision? Hast du Ziele abgeleitet? Um die notwendige Aufmerksamkeit zu bekommen, benötigst du eine klare Zielsetzung. Nur so entwickelst du innerhalb der Organisation eine Haltung, die zum Erfolg führt.
2. Den ersten Eindruck nutzen
Nutze deine erste Chance geschickt, wenn du das WMS der Belegschaft präsentierst – denn damit bereitest du früh die Basis für eine engagierte Mitarbeit.
3. Durch Teilhabe begeistern
Von wegen Silos: Pflege das offene Miteinander, mache die einzelnen Beiträge sichtbar! Eine solidarische, werteorientierte Kultur und ein partizipatives Führungsmodell sind da hilfreich.
4. Einen leichten Zugang schaffen
Ein weiterer wesentlicher Baustein, der über den Erfolg eines WMS entscheidet: der leichte und möglichst barrierefreie Zugriff auf das System selbst – selbstverständlich auch mobil, von unterwegs aus.
5. Usability berücksichtigen
Auch die Benutzerfreundlichkeit („Usability") trägt zum Gelingen eines Wissensmanagement-Projekts bei. Wer möchte schließlich seine Zeit für eine Software opfern, die er nicht versteht oder deren Handhabung umständlich ist?
6. Ansprechend gestalten
Wer wird dein Wissensmanagement in erster Linie nutzen? Richte die visuelle Gestaltung an den Bedürfnissen dieser Menschen aus. Wähle Inhalte mit Mehrwert, lebendige Texte sowie ein gutes Design aus.
7. Für Interaktion sorgen
Ein Wissensmanagement darf keine Einbahnstraße, kein Frontalunterricht sein: Achte darauf, dass die Inhalte nicht nur vorgegeben werden, sondern auch kommentiert werden können. Mehr verrät unser Whitepaper.
8. Push- & Pull-Prinzip beachten
Einige Infos müssen die Belegschaft zwingend erreichen: Man spricht hier vom „Push-Prinzip". Freiwillig („Pull-Prinzip") wird das WMS genutzt, wenn es Informationen aktueller und verlässlicher anbietet als andere Quellen.
9. Transparent und aktuell bleiben
Je transparenter Prozesse, Inhalte, Organigramme, Rollenbeschreibungen usw. abgebildet werden, desto motivierter sind alle, die Plattform als „Unternehmens-Wikipedia" zu nutzen und selbst ihr Wissen darauf zu teilen.
10. Klein anfangen
Die meisten Herzen gewinnt man, wenn man große Themen in kleine Schritte portioniert und diese Erfolge gebührend hervorhebt, vielleicht sogar feiert. So wird niemand abgeschreckt, weil der Aufwand zu groß erscheint.
11. Regelmäßig evaluieren
Erfahrungsgemäß ist die allgemeine Motivation im Unternehmen bei der Einführung eines WMS recht hoch. Damit sie danach nicht abflacht, hinterfrage in regelmäßigen Zeitabständen die Nutzung und bessere nach!
Fazit
Oh ja, das Thema Wissensmanagement ist komplex und braucht Aufklärungsarbeit und Fingerspitzengefühl. Die wichtigsten Erfolgsfaktoren hast du nun in Kürze kennengelernt.
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