Eigenbau vs. QM-Software – der TCO-Rechner für Managementsysteme

Diesen Satz hören wir oft von Managementsystemverantwortlichen, die das Interaktive Managementsystem ihres Unternehmens professionalisieren wollen, aber vor einer professionellen QM-Software zurückschrecken. Die Begründung: zu teuer.

Bei der TCO-Berechnung zeigt sich oft: Eine generische Lösung wie SharePoint, Confluence oder ähnliche Alternativen mit ein paar Add-ons ist in der Praxis häufig teurer als eine Expertensoftware.‍

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Der Denkfehler: Lizenzkosten vs. Gesamtkosten

Da SharePoint über Microsoft 365 in vielen Unternehmen schon vorhanden ist, ebenso wie Confluence aus dem Atlassian-Stack entfallen hier die Anschaffungskosten. Auch Open-Source-Lösungen klingen zunächst nach Nullkosten. Für die Lizenz stimmt das auch. Was dabei fast immer vergessen wird: Die Lizenz ist nur ein kleiner Teil der Gesamtkosten.‍

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Kostentreiber 1: Der Umbau von SharePoint und Co.

SharePoint & Co. wurden nicht für den Anwendungsfall Managementsystem gebaut. Willst du damit ein digitales QM-Handbuch, ein Prozessportal oder ein Interaktives Managementsystem abbilden, musst du die Plattform von Grund auf umbauen – intern durch die IT oder extern durch eine Beratung. Beides birgt versteckte Kosten und zwar nicht wenig.

Das muss typischerweise umgebaut werden:

• Systemstruktur und Navigation für Prozesse und Dokumente
• Berechtigungs- und Rollenkonzepte für unterschiedliche Nutzergruppen
• Funktionen für Freigabeprozesse, Historie, Änderungsvergleiche, Lesebestätigungen, Prozessmodellierung, Normzuordnung oder Risikomanagement
• Schnittstellen zu bestehenden Systemen

Besonders tückisch sind Add-ons und Plugins. Manche kosten einmalig, andere laufend und erhöhen so Jahr für Jahr die Betriebskosten. Bei Open-Source-Lösungen kommen zusätzlich Hosting- und Infrastrukturkosten dazu, die am Anfang gern übersehen werden.

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Kostentreiber 2: Die IT als Bottleneck

Eine Sache, die viele Unternehmen leidvoll erleben: Die interne IT hat im Tagesgeschäft genug zu tun und das Managementsystem steht selten ganz oben auf der Prioritätenliste. Was für QM-Verantwortliche eine kleine Anpassung ist, landet im Ticketsystem und bleibt dort oft Wochen oder sogar Monate liegen. Das Ergebnis: ein Managementsystem, das halbfertig live geht und nie ganz fertig wird.

Manche Unternehmen umgehen das, indem sie eine externe Beratung für die Plattform engagieren. Das löst den Bottleneck kurzfristig, schafft aber eine neue Abhängigkeit und treibt die laufenden Kosten weiter hoch.

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Kostentreiber 3: Das System muss aktualisiert werden

Hier liegt das Kernproblem einer selbst gebauten Lösung: Sie ist ein fortlaufender Prozess ohne Enddatum, weil sich die Anforderungen ständig ändern.

Ein Beispiel: Die schnellen Entwicklungen bei Künstlicher Intelligenz – wie KI-gestützte Prozesserstellung, KI-Verständnisfragen für Mitarbeitende oder intelligente Suche – werden zunehmend Funktionen, die im Wettbewerb den Unterschied machen. Und jemand muss sie in der Eigenlösung selbst entwickeln.

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Zur Einordnung:

Wir beschäftigen aktuell rund 35 Softwareentwickler, die sich ausschließlich mit Managementsystemen befassen. Das sind über 5.500 Entwicklertage pro Jahr, die in Ariadne fließen. Diesen Vorsprung holt weder eine interne IT noch eine externe Beratung auf. Wer versucht, Ariadne mit einer generischen Plattform nachzubauen, erreicht realistisch maximal 30 bis 40 Prozent von dessen Funktionstiefe. Die Bandbreite einer spezialisierten Lösung lässt sich mit vergleichbarem Aufwand schlicht nicht erreichen.

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Deshalb erleben wir immer wieder dasselbe Muster: Unternehmen entscheiden sich zunächst gegen eine professionelle Lösung – und melden sich sechs Monate später wieder. Die IT war ausgelastet, das QM-Team frustriert und der Aufwand, der gespart werden sollte, ist längst angefallen.

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Was die TCO-Rechnung im Vergleich zeigt

Aus vielen Kundenerfahrungen lässt sich ein typisches Bild der Kostenfaktoren zeichnen, die regelmäßig unterschätzt werden:

Bei 500 Usern kann der Eigenbau auf 5 Jahre gerechnet schon rund 420.000 € Mehrkosten gegenüber Ariadne bedeuten.

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Rechne selbst nach – mit unserem TCO-Rechner

Generische Plattformen wie SharePoint, Confluence oder Open-Source-Lösungen sind für viele Kollaborationsszenarien eine gute Wahl. Aber: Für ein lebendiges, normkonformes und zukunftsfähiges Managementsystem sind sie es in der Regel nicht.

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Die entscheidende Frage ist nicht „Was kostet die Software im ersten Jahr?“, sondern „Was kostet die Lösung über die nächsten Jahre, wenn wir alles ehrlich zusammenrechnen?“

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Und noch eine Frage sollte in keiner Entscheidungsvorlage fehlen: Wer trägt das Risiko, wenn die selbst gebaute Lösung nicht mitwächst – technisch, funktional, regulatorisch? Bei einer Expertenlösung wie Ariadne liegt dieses Risiko beim Hersteller, bei einer selbstgebauten Lösung beim Unternehmen selbst.