Wer kann was? Wo fehlt was?
Qualifikationsmanagement mit Ariadne: Verwalte die Kompetenzen deines Teams
Die besten Teams setzen sich aus Menschen mit unterschiedlichen Stärken zusammen. Mit Ariadne behältst du sie alle im Blick – und erkennst, wenn eine Qualifikation fehlt. So findest du mühelos die richtige Person für die richtige Aufgabe.
über 2.500 Firmen setzen auf Ariadne
Kurz erklärt, schnell verstanden
Was ist Qualifikationsmanagement?
„Wer aus unserem Unternehmen darf den Gabelstapler fahren?“
„Wann muss Herr Müller wieder zur Sicherheitseinweisung?“
„Und wo liegt eigentlich das Zertifikat für Frau Meiers Weiterbildung?”
Besonders in größeren Organisationen scheint es kaum möglich, jederzeit aus dem Kopf zu wissen, wer welche Qualifikationen benötigt und wo Lücken bestehen.
Genau hier setzt Qualifikationsmanagement an: Es erfasst systematisch, welche Qualifikationen für bestimmte Rollen erforderlich sind („Soll“), und gleicht diese mit den vorhandenen Qualifikationen der Mitarbeitenden ab („Ist“). So entsteht ein verlässlicher Überblick darüber, wer welche Anforderungen erfüllt, wo noch etwas fehlt und welche Nachweise vorhanden sind.
Suchspiel statt System: häufige Stolperfallen
Qualifikationsmanagement in Excel: Warum das keine gute Idee ist.
Ihr pflegt eure Qualifikationsmatrix in Excel, legt Zertifikate in der Personalakte ab, und Schulungsnachweise wandern an einen weiteren Ort? Das geht so lange gut, bis jemand nach einem bestimmten Nachweis sucht oder das nächste Audit ansteht. Dann ist das Qualifikationsmanagement-Chaos vorprogrammiert.
Getrenntes Soll und Ist
Welche Qualifikationen eine Person benötigt, ergibt sich aus ihrer Rolle. Ungünstig, wenn Rollen und Personen nirgends zusammenstehen und lediglich als getrennte Spalten in Excel vorliegen.
Verpasste Fristen
Excel erinnert nicht daran, dass ein Nachweis bald abläuft. Zusätzliche Kalendereinträge oder der gute alte Notizzettel verschlimmern das Durcheinander nur noch – und die fehlende Qualifikation fällt erst dann auf, wenn die Frist überfällig ist.
Wie ist hier eigentlich der Stand?
Maßnahmen werden beschlossen und auch begonnen, aber nie beendet. Keiner bekommt es mit.
Verstreute Nachweise
Excel-Tabelle, Schulungstool, Papierliste oder Personalakte – wo liegt bloß der aktuelle Nachweis? Befinden sich Zertifikate und relevante Dokumente an verschiedenen Orten, gerät es für alle Beteiligten schnell zur Herausforderung, den Überblick zu behalten.
Hektik vor dem Audit
Was im Alltag nicht sauber dokumentiert wurde, muss spätestens vor dem Audit mühsam zusammengesucht werden. Die Folge: Stress, Zeitdruck und viel Arbeit, die auf den Schultern weniger Personen lastet.
So löst Ariadne diese Probleme
Alle Kompetenzen am richtigen Platz – mit der Qualifikationsmanagement-Software von Ariadne
Bringt Struktur und Transparenz in euer Qualifikationsmanagement und macht Schluss mit Zusammensuchen, Nachpflegen und Hinterherlaufen! Ariadne setzte aus vielen einzelnen Informationen ein verlässliches Gesamtbild zusammen.
Nachweise zentral dokumentieren.
Erfasse Nachweise direkt aus der Qualifikationsmatrix – mit Datum, (optionalem) Dokument und Notiz. So bleiben Zertifikate mit der jeweiligen Qualifikation verknüpft.
- Qualifikationskatalog pflegen: Lege Anforderungen zentral an, mit Kategorie, Nachweisart (z. B. Zertifikat, Prüfung) und Wiederholungsintervall.
- Gültigkeit berechnen: Der Zeitpunkt für die nächste Wiederholung wird anhand des hinterlegten Wiederholungsintervalls automatisch berechnet.
Fristen und Handlungsbedarf im Blick behalten.
Was läuft bald ab, was ist bereits überfällig und wo fehlt noch eine Qualifikation? Die Übersicht in Ariadne zeigt dir den Erfüllungsgrad – insgesamt und je Kategorie – und macht sichtbar, wo du aktiv werden musst.
- Automatische Erinnerung: Vor Ablauf eines Nachweises wirst du rechtzeitig erinnert und siehst direkt, wo Handlungsbedarf besteht.
- Personalentwicklung unterstützen: Ziehe die Qualifikationsmatrix als fundierte Grundlage für die gezielte Personalentwicklung heran.
Optimal vorbereitet ins Audit gehen.
Wenn das Audit ansteht, sollte der aktuelle Qualifikationsstand nicht erst aus verschiedenen Ablagen zusammengesucht werden müssen. Mit Ariadne hast du die relevanten Informationen zentral zur Hand.
- Aktuellen Stand exportieren: Lass dir die Qualifikationsmatrix als Excel-Datei ausspielen und stelle den aktuellen Stand für das Audit übersichtlich bereit.
Zugriffe gezielt steuern
Nicht jede Person muss alles sehen oder bearbeiten können. Mit klar geregelten Zugriffsrechten legt ihr fest, wer Qualifikationsdaten einsehen und wer sie pflegen darf.
- Zugriffsrechte vergeben: Ordne Qualifikationen einer Organisationseinheit (Unit) zu, ernenne Modulverantwortliche und vergib Lese- und Schreibrechte.
Auf einen Blick sehen, wo etwas fehlt.
Wer erfüllt die Anforderungen und wo gibt es noch Lücken? Mit der Ariadne-Qualifikationsmatrix stellst du Soll und Ist gegenüber und erkennst schnell, wo Handlungsbedarf besteht.
- Qualifikationsmatrix nutzen: Behaltet den Status aller Qualifikationen zentral im Blick. Die Matrix ist nach Kategorien gruppiert und lässt sich nach Rolle, Kategorie, Status und Nutzer filtern.
- Soll aus Rollen ableiten: Verknüpft Qualifikationen mit einer Rolle in Ariadne. Sie gelten automatisch für alle Mitarbeitenden mit dieser Rolle – auch wenn sich die Person ändert.
- Anforderungen festlegen: Definiert zentral, welche Qualifikation benötigt wird und in welchem Intervall sie erneuert werden muss,z. B.: „Alle Lagerist:innen benötigen alle drei Jahre einen Staplerschein.“
Franke GmbH
„Die Einführung von Ariadne (vormals Q.wiki) war ein Meilenstein bei der Digitalisierung der Prozesse in unserem Unternehmen.“
Sascha Eberhard / Geschäftsführer
Schweitzer-Chemie GmbH
„Mit unserem Wiki sind wir gut für die Zukunft gerüstet. Schlanke Dokumentation, für alle verfügbar, digital und ausbaufähig. Das nächste Audit ist automatisch inbegriffen.“
Ute Kienzle / Organisationsentwicklung/QM
WEBER Schraubautomaten GmbH
„Über alles können wir verhandeln – nur nicht über Qualität.“
Stefan Floßmann / Management System Coordinator
30 Tage kostenlos testen
Mach dir selbst ein Bild von Ariadne.
Bist du bereit für ein Qualifikationsmanagement ohne Tabellenchaos? Entdecke Ariadne – und viele weitere spannende Funktionen für dein QM!
FAQ
Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen
Was ist Qualifikationsmanagement?
Qualifikationsmanagement (manchmal auch Qualifizierungsmanagement genannt) sorgt dafür, dass die erforderlichen Kompetenzen und Fähigkeiten der Mitarbeitenden systematisch erfasst und mit dem tatsächlichen Stand abgeglichen werden. So erkennen z. B. Führungskräfte oder die Personalabteilung, welche Person welche Anforderungen erfüllt, wo Qualifikationen fehlen und welche Nachweise vorliegen.
Was ist eine Qualifikationsmatrix und wie baue ich sie auf?
Eine Qualifikationsmatrix stellt übersichtlich gegenüber, welche Qualifikationen benötigt werden und welche bereits vorhanden sind. In Ariadne definierst du dafür Anforderungen und verknüpfst sie mit den passenden Rollen. Daraus ergibt sich automatisch das Soll für alle Mitarbeitenden, die diese Rolle innehaben.
Welche Anforderungen stellt die ISO 9001 an Kompetenz und Schulungsnachweise?
Sowohl die ISO 9001:2015 als auch die neue ISO 9001:2026 fordern, dass Organisationen die erforderlichen Kompetenzen für qualitätsrelevante Tätigkeiten bestimmen und sicherstellen. Falls nötig, müssen Maßnahmen zum Erwerb der erforderlichen Kompetenz ergriffen und geeignete dokumentierte Informationen als Nachweis aufbewahrt werden. Ariadne unterstützt dich dabei, Anforderungen, den aktuellen Status und entsprechende Nachweise in einem zentralen System digital zusammenzuführen.
Worin unterscheiden sich Qualifikationsmanagement und ein Learning-Management-System?
Qualifikationsmanagement beantwortet primär die Frage: Wer benötigt welche Qualifikation – und ist sie vorhanden? Ein Learning-Management-System (kurz: LMS) dient dagegen dazu, Schulungen und Lerninhalte bereitzustellen, zu organisieren und durchzuführen. Ariadne ist kein LMS, sondern eine QM-Software, in der du vorhandene Qualifikationen und entsprechende Nachweise im Rahmen des Qualifikationsmanagements dokumentierst.
Erinnert mich Ariadne an ablaufende Zertifikate und Wiederholungsunterweisungen?
Ja, mit Ariadne verpasst du nie wieder eine Frist für die Qualifizierung deiner Mitarbeitenden. Für die einzelnen Qualifikationen hinterlegst du Wiederholungsintervalle, anhand derer die Gültigkeit eines Nachweises berechnet wird.