Automatisieren, aber richtig: Welche Prozesse lohnen sich zuerst?

Viele Ideen, eine entscheidende Frage

In fast jedem Unternehmen läuft gerade dasselbe Gespräch. Die Geschäftsführung will mehr automatisieren, die IT prüft RPA-Bots, und im Vertrieb sortiert schon ein KI-Agent E-Mails vor. Nach ein paar Wochen steht eine Liste mit dreißig, vierzig Ideen. Jede klingt plausibel, aber:

Welche Projekte davon lohnen sich wirklich – und in welcher Reihenfolge setzt man sie um? Beantworten könnt ihr das nur, wenn ihr wisst, wie eure Prozesse tatsächlich laufen: wer was macht, in welchen Systemen, mit welchen Ausnahmen und wie oft. Genau dieses Wissen steckt in einer guten Prozessdokumentation. Und genau dort beginnt Automatisierung, die sich rechnet.

Nicht „Welche Automatisierung klingt spannend?“ – sondern „Welche Prozesse lohnen sich zuerst?“

Lieber gleich ausprobieren? Am Ende des Beitrags wartet unser Automatisierungscheck als Prompt für Copilot, ChatGPT oder Claude. Ein Prozess, zwölf Angaben, ein erstes belastbares Ergebnis.

Warum so viele Automatisierungsprojekte im Piloten stecken bleiben

Der Druck ist da: Laut Bitkom nutzen inzwischen 36 Prozent der deutschen Unternehmen KI, ein Jahr zuvor waren es 20 Prozent. Gleichzeitig zeigen die Zahlen, wie oft der Aufbruch im Piloten endet:

• 95 % der GenAI-Piloten zeigen keinen messbaren Effekt in der Gewinn- und Verlustrechnung. (MIT NANDA, 2025)

• > 40 % der Agentic-AI-Projekte werden bis Ende 2027 voraussichtlich abgebrochen. (Gartner, Prognose 2025)

• 30–50 % der ersten RPA-Projekte scheitern – oft, weil die falschen Prozesse ausgewählt werden. (EY)

Die Gründe ähneln sich. Gartner nennt steigende Kosten, einen unklaren Geschäftswert und fehlende Risikokontrollen. EY sieht als häufigsten Fehler, dass die falschen Prozesse automatisiert werden. Und laut MIT scheitert KI selten am Modell, sondern daran, dass sie nicht in die echten Arbeitsabläufe eingebettet ist. Kurz: Wer einen unklaren Prozess automatisiert, bekommt einen schnellen unklaren Prozess.

Ein Bot braucht Regeln, ein Agent braucht Kontext

Ein Workflow oder RPA-Bot führt exakt die Regel aus, die ihr ihm gebt. Fehlt die Hälfte der Ausnahmen, macht er Fehler – zuverlässig und in hoher Geschwindigkeit. KI-Agenten kommen mit Freitext, E-Mails und Unschärfe besser zurecht. Dafür brauchen sie Kontext: Worauf kommt es an? Wann wird eskaliert? Was darf der Agent allein entscheiden?

Denkt an eine neue Kollegin. Ihr würdet ihr kein Flussdiagramm in die Hand drücken und sie loslaufen lassen. Sie braucht das Wissen der Kolleg:innen, die den Job seit Jahren machen. Dieses Onboarding braucht ein Agent genauso – nur bekommt er es nicht beim Kaffee, sondern zieht es aus eurer Prozessdokumentation.

Daten sagen, was war. Prozesse sagen, was sein soll.

Daten aus ERP und CRM beschreiben, was bisher getan wurde – inklusive Altlasten und Sonderfällen. Freigegebene Prozesse, Rollen und Regeln beschreiben, was zukünftig getan werden soll. Ändert ihr den Prozess, arbeitet der Agent ab dem nächsten Fall nach der neuen Vorgabe. So wird eure Prozessdokumentation zum Steuerungsinstrument für Menschen und Maschinen. Mehr dazu: KI im Qualitätsmanagement.

Der Automatisierungs-Kompass: in vier Etappen zur Roadmap

Mit dem Automatisierungs-Kompass erstellt ihr aus eurer Prozesslandschaft eine belastbare Reihenfolge. Die Grundlogik: erst die Navigationshilfe, dann die Automatisierung.

1. Fundament: Prozesse, Rollen, Systeme, Inputs und Outputs strukturieren. Inklusive Mengengerüst: Wie oft läuft das eigentlich?
2. Analyse: Potenzial, Abhängigkeiten und Reibung je Prozessschritt sichtbar machen.
3. Priorisierung: Gemeinsam euer Priorisierungs-Framework erarbeiten: Aufwand gegen Wirkung, Nutzen gegen Risiko.
4. Übergabe: Business-Anforderungen so aufbereiten, dass IT, RPA-Team oder Agenten-Entwicklung direkt loslegen.

In der Analyse teilt ihr jedem Prozessschritt eine von vier Richtungen zu. Die Kriterien sind prüfbar statt gefühlt: Wie regelbasiert ist der Schritt? Wie strukturiert sind die Daten? Wie oft kommt er vor? Gibt es eine Schnittstelle? Und wie folgenreich wäre ein Fehler?

Workflow / RPA

• immer gleiche, klar dokumentierte Regel
• strukturierte Daten, feste Formate
• hohes, wiederkehrendes Volumen
• stabiles System mit Schnittstelle

KI-Agent

• Freitext, Dokumente, E-Mails
• Einschätzung im Einzelfall nötig
• Ausnahmen mit klarem Eskalationspfad
• Freigabe durch Menschen bei folgenreichen Schritten

Mensch

• Erfahrungswissen, Beziehung, Verhandlung
• seltener Einzelfall
• irreversible Entscheidung ohne Kontrollkonzept

Grundlage fehlt

• Rolle, Input oder System unklar
• kein Mengengerüst bekannt
• erst schärfen, dann entscheiden

Die vierte Kategorie birgt oft das wertvollste Ergebnis: Sie zeigt, wo ein vielversprechender KI-Case auf Sand gebaut wäre – bevor Budget hineinfließt. Manchmal lautet die beste Antwort auch gar nicht „automatisieren“, sondern „abschaffen“. Ein Sonderweg, der zweimal im Jahr vorkommt, braucht keinen Bot, sondern eine Entscheidung.

Was ihr am Ende in der Hand habt

• eine priorisierte Liste eurer Automatisierungskandidaten – mit Aufwand, Wirkung und Risiko
• die betroffenen Schnittstellen und Folgeprozesse
• klare Inputs, Outputs und Systembezüge für jeden Schritt
• eine Übergabe, mit der IT, RPA-Team oder Dienstleister sofort loslegen

Rechnet es durch – bevor ihr investiert

Ob sich eine Automatisierung lohnt, entscheiden drei Größen: der Hebel (was kostet der Prozess heute?), die Umsetzung (Bau, Test, Wartung) und die Fehlerkosten (was passiert, wenn die Regel nicht stimmt?). Den dritten Block unterschätzen fast alle. Aus dem QM kennt ihr die 1-10-100-Regel: Ein Fehler, den ihr in der Planung findet, kostet eine Einheit, in der Umsetzung zehn, im Betrieb hundert. Eine fehlende Ausnahme kostet im Workshop eine Viertelstunde – im laufenden Bot Nacharbeit, Reklamationen und Vertrauen.

Mit dieser Vorbelegung – 400 Reklamationen im Monat, je 20 Minuten, 60 Euro pro Stunde – kommt ihr auf 96.000 Euro Aufwand im Jahr und gut 67.000 Euro Potenzial, wenn 70 Prozent der Fälle automatisierbar sind. Ob diese Zahl hält, hängt an genau den Fragen, die der Kompass beantwortet: Stimmt das Volumen? Kennt ihr die Ausnahmen? Ist das System angebunden?

Die Grundlage zahlt sich auch ohne Bot aus

Selbst wenn ihr am Ende entscheidet, einen Prozess nicht zu automatisieren, ist die Arbeit nicht verloren. Sauber dokumentierte Prozesse beschleunigen die Einarbeitung, vereinfachen Audits und sparen Suchzeit – laut McKinsey verbringen Wissensarbeitende im Schnitt 1,8 Stunden pro Tag damit, Informationen zu suchen und zusammenzutragen. WEBER Schraubautomaten beziffert den Return on Investment des eigenen Managementsystems auf das 21-fache. Automatisierung ist dann der zweite Hebel auf einem Fundament, das sich schon trägt.

Sicher und anschlussfähig

Jede Automatisierung verändert, wo Informationen verarbeitet werden. Ein Bot bekommt Schreibrechte im ERP, ein Agent liest Kundenmails und Verträge. Damit entstehen neue Assets mit eigenem Schutzbedarf. Weil der Kompass ohnehin Prozesse, Informationen und Systeme erfasst, beantwortet ihr die Sicherheitsfrage gleich mit:

So erkennt ihr schon bei der Priorisierung, welcher Kandidat mit sensiblen Daten arbeitet und welche Leitplanken er braucht. Eure IT kann gezielt freigeben, statt pauschal zu blockieren. Das lohnt sich: Laut IBM kostet ein Datenleck in Deutschland im Schnitt 3,87 Millionen Euro, und Schatten-KI treibt die Kosten weltweit um durchschnittlich 670.000 US-Dollar pro Vorfall in die Höhe. Mit dem Ariadne ISMS-Modul hingegen führt ihr Prozesse, Assets, Risiken und Maßnahmen in einem System – für ISO 27001 und NIS-2.

Für die Anbindung sorgt die MCP-Schnittstelle: Copilot, Claude oder ChatGPT greifen damit auf euer freigegebenes Prozesswissen zu – mit Quelle, mit euren Leserechten und ohne dass eure Inhalte zum Training genutzt werden. Details findet ihr auf unserer Seite zur Sicherheit.

Aus der Praxis

Was passiert, wenn das Fundament steht? Software lässt sich austauschen, Agenten finden Orientierung, und große Systemwechsel bleiben beherrschbar.

AMANO Group (Hotellerie)
Software-Agenten übernehmen administrative Backoffice-Aufgaben wie Freigaben, Abrechnungen und Datenpflege, damit die Mitarbeitenden mehr Zeit für die Gäste haben. Die Leitplanken dafür liegen an einem Ort: in Ariadne.
~80 % der Software in 2 Jahren umgestellt

WEBER Schraubautomaten (Produktion & Industrie)
Vom kaum genutzten Managementsystem zu ISO 9001, 14001, 27001 und TISAX in einem System – verzahnt mit der SAP-Umstellung und einem Projekt zum Auftragsdurchlauf.
21× ROI · 84 % monatlich aktiv · 8 Monate bis Go-live

Sycor (IT & Software)
Neue Geschäftsplattform mit ERP, CRM, HR und ITSM, dazu ISO 9001 und die ISO-27001-Rezertifizierung. Sycor hat SAP-Masken direkt im jeweiligen Prozessschritt verlinkt – so führt der Prozess durchs System.
„Ariadne hat sowohl den Wechsel zu SAP als auch den einhergehenden Changeprozess bestmöglich unterstützt.“ – Manfred Grossmann, Bereichsleiter Corporate IT

Prompt: euer Automatisierungscheck zum Mitnehmen

Jetzt seid ihr dran! Kopiert den Prompt in euer freigegebenes KI-Werkzeug (Microsoft Copilot, ChatGPT, Claude oder eure interne Lösung). Ersetzt die zwölf Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern durch eure Angaben. Was ihr nicht wisst, lasst ihr frei oder schreibt „nicht angegeben“. Das Ergebnis bringt ihr in die Automatisierungssprechstunde mit.

Die zwölf Platzhalter:

1. {{UNTERNEHMEN}} – Name eurer Organisation. Beispiel: Beispiel Maschinenbau GmbH

2. {{BRANCHE_UND_GROESSE}} – Branche, Mitarbeitende, Standorte. Beispiel: Sondermaschinenbau, rund 450 Mitarbeitende an zwei Standorten

3. {{ZIEL}} – Was soll besser werden? Zeit, Fehler, Reaktionszeit, Entlastung. Beispiel: Reaktionszeit auf Kundenreklamationen von fünf auf zwei Arbeitstage senken und das Qualitätsteam von Routinearbeit entlasten

4. {{VORGABEN}} – Normen, Gesetze, interne Regeln. Beispiel: ISO 9001, ISO 27001, DSGVO; Reklamationen mit Sicherheitsrelevanz gibt immer die Qualitätsleitung frei

5. {{PROZESSNAME}} – Name des Prozesses, so wie er bei euch heißt. Beispiel: Kundenreklamation erfassen und vorqualifizieren

6. {{PROZESSBESCHREIBUNG}} – Schritte, Zuständigkeiten, Ausnahmen, gern aus dem Managementsystem kopiert. Beispiel: nummerierte Schritte mit Rollen-Nennung

7. {{ROLLEN}} – Beteiligte Rollen. Beispiel: Kundenservice, QM-Sachbearbeitung, Qualitätsleitung, Konstruktion

8. {{SYSTEME}} – Systeme und Schnittstellen, mit Hinweis auf API oder Medienbruch. Beispiel: SAP S/4HANA (API vorhanden), Outlook, Kundenportal (Web, keine Schnittstelle bekannt), Fileserver

9. {{FAELLE_PRO_MONAT}} – Wie oft läuft der Prozess pro Monat? Beispiel: 400 x  

10. {{MINUTEN_PRO_FALL}} – Manueller Aufwand pro Fall, über alle Rollen zusammen. Beispiel: 20

11. {{STUNDENSATZ}} – Vollkosten pro Stunde in Euro (inkl. Arbeitgeberanteil und Gemeinkosten). Beispiel: 60

12. {{BEKANNTE_PROBLEME}} – Schwachstellen, Fehlerquellen, Beschwerden. Beispiel: Doppelte Erfassung, wenn Kund:innen über mehrere Kanäle melden; Gewährleistungsprüfung dauert bei alten Aufträgen lange; Eingangsbestätigung geht teils erst nach drei Tagen raus

Hinweis: Nutzt den Prompt nur in einem KI-Werkzeug, das eure IT freigegeben hat. Im Zweifel lasst vertrauliche Details weg.

Der Prompt

Du bist ein erfahrener Berater für Prozessmanagement und Automatisierung. Du arbeitest nach der Logik des Automatisierungs-Kompasses von Ariadne: erst die Navigationshilfe, dann die Automatisierung. 
Deine Aufgabe ist es, den unten beschriebenen Prozess Schritt für Schritt auf sein Automatisierungspotenzial zu prüfen – ehrlich, konkret und nachvollziehbar. Die Leitfrage lautet nicht „Welche Automatisierung klingt spannend?“, sondern „Welche Schritte lohnen sich zuerst – und was fehlt noch, damit eine Automatisierung zuverlässig trägt?“. Du sagst nie nur „könnte man automatisieren“, sondern begründest jede Einschätzung anhand nachprüfbarer Kriterien.

  
=== 1. RAHMEN === 

 

- Unternehmen: {{UNTERNEHMEN}} 

- Branche und Größe: {{BRANCHE_UND_GROESSE}} 

- Ziel der Automatisierung: {{ZIEL}} 

- Relevante Normen, Gesetze und interne Vorgaben: {{VORGABEN}} 

 

 

=== 2. DER PROZESS === 

 

- Name des Prozesses: {{PROZESSNAME}} 

- Beteiligte Rollen: {{ROLLEN}} 

- Beteiligte Systeme und Schnittstellen: {{SYSTEME}} 

- Mengengerüst: {{FAELLE_PRO_MONAT}} Fälle pro Monat, {{MINUTEN_PRO_FALL}} Minuten manueller Aufwand pro Fall, {{STUNDENSATZ}} Euro Vollkosten pro Stunde 

- Bekannte Probleme, Fehlerquellen und Beschwerden: {{BEKANNTE_PROBLEME}} 

 

Prozessbeschreibung (Ablauf, Schritte, Zuständigkeiten, Ausnahmen): 

""" 

{{PROZESSBESCHREIBUNG}} 

""" 

 

Umgang mit fehlenden Angaben: Steht bei einer Angabe „nicht angegeben“ oder noch ein Platzhalter in doppelten geschweiften Klammern, behandelst du sie als unbekannt. Du erfindest keine Werte. Fehlende Angaben machst du im Ergebnis sichtbar und sagst, wie man sie mit wenig Aufwand erhebt. 

 

 

=== 3. VORGEHEN === 

 

Arbeite die folgenden Schritte vollständig und in dieser Reihenfolge ab. 

 

--- Schritt 0: Verständnis sichern --- 

 

Fasse den Prozess in drei bis fünf Sätzen zusammen: Auslöser, Ergebnis, Hauptschritte, beteiligte Rollen. 

 

Rückfragen stellst du nur, wenn ohne sie keine sinnvolle Bewertung möglich ist – zum Beispiel, wenn keine einzelnen Prozessschritte erkennbar sind. Dann stellst du höchstens fünf Fragen gebündelt und wartest auf die Antworten. In allen anderen Fällen arbeitest du durch, kennzeichnest Annahmen mit „(Annahme)“ und sammelst offene Punkte gesammelt in Abschnitt 9 des Ergebnisses. 

 

--- Schritt 1: Fundament-Check --- 

 

Eine Automatisierungsentscheidung ist nur so gut wie ihre Grundlage. Zerlege den Prozess in nummerierte Schritte (höchstens 15; fasse kleinteilige Schritte sinnvoll zusammen). Prüfe je Schritt: 

 

- Gibt es genau eine durchführende Rolle und eine eindeutige Verantwortung? 

- Sind Input und Output klar? 

- Ist das genutzte System oder Werkzeug benannt? 

- Gibt es eine erkennbare Entscheidungsregel oder ein Kriterium? 

- Sind Ausnahmen und Sonderfälle beschrieben? 

 

Prüfe zusätzlich für den Gesamtprozess: Auslöser, Abschlusskriterium, Mengengerüst und Prozessverantwortung. 

 

Darstellung als Tabelle: 

| Nr. | Prozessschritt | Durchführende Rolle | Input | Output | System | Lücke | 

 

Formuliere Lücken konstruktiv als Voraussetzung („Für eine Automatisierung muss festgelegt werden, …“), nicht als Kritik an der bestehenden Dokumentation. 

 

Gib danach eine Fundament-Ampel für den Gesamtprozess mit zwei Sätzen Begründung: 

- tragfähig: Automatisierung kann seriös geplant werden 

- teilweise tragfähig: einzelne Schritte müssen vorher geschärft werden 

- nicht tragfähig: zuerst den Prozess sauber dokumentieren 

 

--- Schritt 2: Einordnung je Prozessschritt --- 

 

Ordne jeden Schritt einer führenden Kategorie zu. Verbindet ein Schritt zwei Kategorien – etwa eine KI, die eine E-Mail ausliest, und einen Workflow, der die Daten ins ERP schreibt –, nenne die führende Kategorie und die zweite in Klammern: 

 

1. Bereits automatisiert – läuft heute schon (fast) ohne manuelles Zutun; nur Restfälle betrachten. 

2. Workflow / RPA – klare, immer gleiche Regeln, strukturierte Daten, stabile Systeme, ausreichend Volumen. 

3. KI-Agent – Freitext, Dokumente, E-Mails oder kontextabhängige Einschätzung, die sich innerhalb von Leitplanken automatisieren lässt. 

4. Mensch – braucht Erfahrungswissen, Beziehungsarbeit, Verhandlung, eine physische Handlung, oder kommt zu selten vor. 

5. Grundlage fehlt – zu unklar beschrieben, um seriös bewertet zu werden. Erst schärfen, dann entscheiden. 

 

Nutze für die Begründung diese Kriterien: 

 

| Kriterium | spricht für Workflow/RPA | spricht für KI-Agent | spricht gegen Automatisierung (jetzt) | 

| Regelbasiertheit | immer gleiche, dokumentierte Regel | Regel hängt vom Einzelfall ab | Entscheidung braucht Erfahrung oder Verhandlung | 

| Datenstruktur | strukturierte Felder, feste Formate | Freitext, Dokumente, Bilder, E-Mails | Daten nur analog oder uneinheitlich | 

| Häufigkeit | hoch und wiederkehrend | mittel, aber viel Aufwand pro Fall | seltener Einzelfall | 

| Systemanbindung | API oder Schnittstelle vorhanden | Kontext aus mehreren Quellen nötig | Medienbruch ohne Schnittstelle | 

| Ausnahmen | sehr wenige | vorhanden, mit Eskalationspfad abbildbar | Ausnahme ist eher die Regel | 

| Risiko | Fehler leicht korrigierbar | folgenreich, braucht Freigabe durch einen Menschen | irreversibel ohne Kontrollkonzept | 

 

Darstellung als Tabelle: 

| Nr. | Prozessschritt | Kategorie | Begründung (1–2 Sätze, mit Bezug auf die Kriterien) | Sicherheit der Einschätzung (hoch/mittel/niedrig) | 

 

Prüfe außerdem bei jedem Schritt: Wäre es klüger, den Schritt zu vereinfachen oder ganz abzuschaffen, statt ihn zu automatisieren? Ein Sonderweg, der zweimal im Jahr vorkommt, braucht keinen Bot, sondern eine Entscheidung. Weise solche Fälle ausdrücklich aus. 

 

--- Schritt 3: Hebel und Rechnung --- 

 

Die Minuten pro Fall gelten für den gesamten Prozess über alle beteiligten Rollen. Verteile sie geschätzt auf die einzelnen Schritte und weise diese Verteilung in einer kurzen Tabelle aus (Schätzung). 

 

Rechne mit dem Mengengerüst und zeige den Rechenweg: 

 

- Aufwand pro Jahr in Stunden = Fälle pro Monat × Minuten pro Fall ÷ 60 × 12 

- Kosten pro Jahr = Stunden pro Jahr × Vollkosten pro Stunde 

 

Schätze für jeden Schritt der Kategorien Workflow/RPA und KI-Agent seinen Anteil am Gesamtaufwand und den realistisch automatisierbaren Anteil. Kennzeichne jede Schätzung mit „(Schätzung)“. Gehe von den Regelfällen aus, nicht von jedem Sonderfall. Weise das Potenzial in Stunden und Euro pro Jahr aus und rechne zusätzlich eine vorsichtige Variante mit 30 Prozent Abschlag. 

 

Fehlt das Mengengerüst, zeige den Rechenweg mit Variablen und sage konkret, was zu erheben ist – zum Beispiel die Fallzahlen der letzten drei Monate und eine Zeitmessung an zehn typischen Fällen. 

 

Beschreibe danach die qualitativen Hebel, soweit sie zutreffen: 

- kürzere Durchlaufzeit und schnellere Reaktion gegenüber Kund:innen oder anderen Bereichen 

- weniger Fehler und mehr Konsistenz 

- Skalierbarkeit ohne proportionalen Personalaufbau 

- Entlastung von Routine, mehr Zeit für Aufgaben mit Ermessensspielraum 

- bessere Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit 

 

Schätze den Umsetzungsaufwand je Kandidat nur grob als gering, mittel oder hoch und begründe ihn. Nenne keine Eurobeträge für die Umsetzung, die du nicht aus den Angaben ableiten kannst. 

 

--- Schritt 4: Risiken, Informationssicherheit und Compliance --- 

 

Prüfe die folgenden Punkte und nimm in die Tabelle nur die Risiken auf, die für diesen Prozess konkret zutreffen – höchstens sechs Zeilen, die wichtigsten zuerst: 

 

- Dokumentationsreife: Welche unklaren Schritte würden zu einer unklaren Automatisierung führen? 

- Ausnahmen und Grenzfälle: Wie werden sie erkannt und an einen Menschen übergeben, statt still falsch bearbeitet zu werden? 

- Systemlandschaft: Fehlende Schnittstellen, Medienbrüche, RPA-Bots, die bei Oberflächenänderungen brechen. 

- Verantwortung und Kontrolle: Welche Schritte brauchen zwingend eine Freigabe durch einen Menschen? Das gilt immer für Zahlungen, Verträge, Kündigungen, rechtsverbindliche Zusagen und Personalentscheidungen. 

- Informationssicherheit und Datenschutz: Welche Informationen werden verarbeitet? Wie hoch ist ihr Schutzbedarf bei Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit? Sind personenbezogene Daten betroffen? Ein Bot oder Agent ist ein neues Asset: Er braucht nur die Rechte, die er wirklich benötigt, eine verantwortliche Person und eine Protokollierung. Assets erben den Schutzbedarf der Informationen, die sie verarbeiten. 

- Vorgaben: Gleiche die Kandidaten mit den genannten Normen und Vorgaben ab ({{VORGABEN}}). Wo eine Prüfung durch Datenschutz, Informationssicherheit oder Rechtsabteilung sinnvoll ist, sagst du das. Du gibst keine Rechtsberatung. 

- Nachbarprozesse: Verschiebt die Automatisierung nur einen Engpass an eine andere Stelle? 

- Akzeptanz: Was brauchen die Mitarbeitenden, die den Schritt heute ausführen, an Information, Beteiligung und Einarbeitung? 

- Betrieb und Wartung: Wer pflegt die Automatisierung, wenn sich Prozess oder System ändern? 

 

Darstellung als Tabelle: 

| Risiko | Betroffener Schritt | Mögliche Auswirkung | Gegenmaßnahme oder Leitplanke | 

 

--- Schritt 5: Priorisierung --- 

 

Ordne jeden Automatisierungskandidaten einem Feld zu: 

 

- Quick Win – geringer Aufwand, spürbare Wirkung: zuerst angehen 

- Strategisches Projekt – höherer Aufwand, hohe Wirkung: bewusst einplanen 

- Erst Grundlage schaffen – Potenzial vorhanden, aber das Fundament fehlt 

- Zurückstellen – geringe Wirkung oder zu hohes Risiko im Verhältnis zum Nutzen 

 

Darstellung als Tabelle: 

| Kandidat | Kategorie | Wirkung (Stunden, Euro, qualitativ) | Aufwand | Risiko | Priorität | Erster konkreter Schritt | 

 

Grundsatz: Fundament vor Euphorie. Ein spannender KI-Agent-Kandidat auf einem schlecht beschriebenen Schritt ist kein Quick Win, sondern ein Risiko. Sag das offen. 

 

 

=== 4. FORMAT DES ERGEBNISSES === 

 

Gliedere deine Antwort genau so: 

 

1. Auf einen Blick – höchstens fünf Sätze, danach eine kleine Tabelle mit drei Kennzahlen: Aufwand heute pro Jahr (Stunden und Euro), realistisches Potenzial pro Jahr in der vorsichtigen Variante (Stunden und Euro), Anzahl der Quick Wins. 

2. Prozessverständnis – die Zusammenfassung aus Schritt 0. 

3. Fundament-Check – Tabelle und Ampel. 

4. Einordnung je Prozessschritt – Tabelle, inklusive Hinweisen auf „vereinfachen oder abschaffen“. 

5. Hebel und Rechnung – Rechenweg, Potenzial je Kandidat, vorsichtige Variante, qualitative Hebel. 

6. Risiken und Leitplanken – Tabelle. 

7. Priorisierte Empfehlungen – Tabelle, danach in drei kurzen Absätzen, warum genau diese drei Kandidaten zuerst kommen. Wiederhole dabei nicht die ersten Schritte aus der Tabelle. 

8. Übergabe-Steckbrief für den Top-Kandidaten – so, dass IT, RPA-Team oder ein Dienstleister direkt damit arbeiten können: Ziel und Erfolgskennzahl, Auslöser, Input und Output, beteiligte Systeme und Schnittstellen, Regeln, Ausnahmen und Eskalation, Freigabepunkte für Menschen, Anforderungen an Datenschutz und Informationssicherheit. Für offene Fragen verweist du auf Abschnitt 9. 

9. Offene Fragen und fehlende Angaben – die einzige Stelle, an der du offene Punkte sammelst: was ihr klären oder messen solltet, bevor ihr investiert. Lücken aus dem Fundament-Check fasst du hier nur stichwortartig zusammen, statt sie zu wiederholen. 

 

Schließe mit genau diesem Satz ab: 

„Nächster Schritt: Besprecht dieses Ergebnis in einer 30-minütigen Automatisierungssprechstunde mit Ariadne. Gemeinsam prüfen wir die Annahmen und schärfen die Reihenfolge: https://www.ariadne.io/de/kurzberatung“ 

 

 

=== 5. LEITPLANKEN FÜR DEINE ANTWORT === 

 

- Schreibe auf Deutsch, klar und freundlich, in der Ihr-Form. Keine Buzzwords, kein Beraterjargon. 

- Erfinde keine Zahlen, Systeme oder Prozessschritte. Schätzungen kennzeichnest du mit „(Schätzung)“, Annahmen mit „(Annahme)“, und du zeigst immer den Rechenweg. 

- Bleib konkret: Jede Einordnung braucht eine Begründung, jede Empfehlung einen ersten Schritt. 

- Arbeite nur mit den Informationen aus diesem Prompt und gegebenenfalls aus der unten beschriebenen Anbindung. Wiederhole keine vertraulichen Details unnötig. 

- Nutze Markdown-Tabellen. Stellt dein Werkzeug Tabellen schlecht dar, nutze stattdessen nummerierte Listen mit denselben Feldern. 

- Halte die gesamte Antwort möglichst unter 1.800 Wörtern. Wird sie trotzdem zu lang für eine Nachricht, liefere zuerst die Abschnitte 1 bis 5 und biete an, mit 6 bis 9 fortzufahren. 

 

 

=== 6. OPTIONAL: ANBINDUNG AN ARIADNE ÜBER MCP === 

 

Nur anwenden, wenn dein KI-Werkzeug über die MCP-Schnittstelle mit Ariadne verbunden ist: 

 

- Suche den Prozess „{{PROZESSNAME}}“ in Ariadne und lies die Seite vollständig, inklusive verlinkter Teilprozesse und Arbeitsanweisungen, die für die Bewertung wichtig sind. 

- Lies die Beschreibungen der beteiligten Rollen. Dort stehen oft Mengengerüste, etwa Personentage pro Monat für bestimmte Tätigkeiten. 

- Lies vorhandene Kommentare und Diskussionen zur Seite – sie zeigen häufig bekannte Schwachstellen. 

- Nutze diese Inhalte vorrangig vor der Beschreibung oben und nenne die gelesenen Seiten als Quelle. 

- Arbeite ausschließlich lesend. Lege keine Kommentare an und ändere keine Inhalte, solange du dazu nicht ausdrücklich aufgefordert wirst. 

Automatisierungssprechstunde

30 Minuten, ein Prozess, ein klarer nächster Schritt.

Bringt euer Ergebnis mit – oder einfach eure Fragen. Gemeinsam prüfen wir die Annahmen, schärfen die Reihenfolge und zeigen euch, wie euer Top-Kandidat in die Umsetzung kommt.

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Quellen

1. Bitkom (2025): Studienbericht Künstliche Intelligenz. bitkom.org https://www.bitkom.org/sites/main/files/2026-02/bitkom-studienbericht-ki.pdf
2. Gartner (25.06.2025): Over 40% of Agentic AI Projects Will Be Canceled by End of 2027. gartner.com https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/2025-06-25-gartner-predicts-over-40-percent-of-agentic-ai-projects-will-be-canceled-by-end-of-2027
3. MIT NANDA (2025): The GenAI Divide, berichtet von Fortune https://fortune.com/2025/08/18/mit-report-95-percent-generative-ai-pilots-at-companies-failing-cfo
4. EY: Get ready for robots. ey.com https://ey.com/en_qa/financial-services-emeia/get-ready-for-robotic-process-automation
5. IBM (2025): Cost of a Data Breach Report, Ergebnisse für Deutschland. de.newsroom.ibm.com https://de.newsroom.ibm.com/2025-07-30-IBM-Studie-Kosten-von-Datenlecks-sinken-in-Deutschland-erstmals-seit-funf-Jahren
6. McKinsey Global Institute (2012): The social economy. mckinsey.com https://www.mckinsey.com/featured-insights/high-tech/the-social-economy
7. Ariadne-Referenzen: WEBER Schraubautomaten, Sycor. ariadne.io https://www.ariadne.io/de/warum-ariadne/referenzen