Qualitätsmanagement: Vorteile von QM-Software

QM hilft konkret dabei:

• die Qualität des Produktes oder der Lösung zu sichern und zu verbessern,
• Risiken und Fehler zu minimieren,
• Kosten und Ressourcen zu sparen,
• die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern und
• neue Kolleg:innen leichter einzuarbeiten

Ein gutes Qualitätsmanagement führt in der Regel zu zufriedeneren Kund:innen, Mitarbeiter:innen und dabei ganz natürlich zu steigenden Erträgen. Qualitätsmanagementsysteme unterstützen Unternehmen dabei, dieses Vorhaben erfolgreich umzusetzen und den damit verbundenen Aufwand auf ein Minimum zu reduzieren. Eine QM-Software wiederum hilft, den Aufwand für das QM zu reduzieren.

In diesem Artikel beleuchten wir die Vorteile von digitalen Qualitätsmanagementlösungen näher und veranschaulichen das Ganze anhand eines konkreten Beispiels.

Was bringt eine QM-Software?

Stell dir vor, du möchtest eine bestehende Verfahrensanweisung, einen Prozessablauf oder eine andere Information aktualisieren und anschließend allen Beteiligten zur Verfügung stellen. Eine gute QM-Software hat einige Funktionen an Bord, die dies einfach und effizient ermöglichen.

Sie umfasst auch ein smartes Informationsmanagement, das dafür sorgt, dass alle im Unternehmen genau die Informationen erhalten und finden, die sie im Arbeitsalltag brauchen. Außerdem stellt es sicher, dass alle den definierten Freigabe-Workflow einhalten. Alle involvierten Personen erhalten automatisch eine Benachrichtigung, wenn eine neue Information vorliegt. Sie sehen auf einen Blick, was sich geändert hat und die Kenntnisnahme wird automatisch dokumentiert.

Eine digitale QM-Lösung unterstützt Unternehmen also vor allem in folgenden Punkten:

Informationen einfach finden

Im QMS ist auf einen Blick erkennbar, wer was macht, wer wofür die Verantwortung trägt oder wo ein Dokument hingehört. Abläufe können zum Beispiel mit Fotos oder Videos Schritt für Schritt nachvollziehbar hinterlegt werden. Alle im Unternehmen finden genau die Informationen und Dokumente, die sie im Arbeitsalltag benötigen – ganz gezielt und ohne langes Suchen.

Barrieren überwinden

Mitarbeiter:innen finden sich schnell im QM-System zurecht, und alle in der Organisation können sich daran aktiv beteiligen – auch ohne spezifisches Know-how.

Überblick schaffen

Eine digitale QM-Lösung schafft Ordnung und sinnvolle Verknüpfungen – zum Beispiel in der Dokumentenverwaltung oder im Wissensmanagement.

Audits meistern

Ein QMS bereitet sicher auf Zertifizierungen vor und hilft, diese erfolgreich durchzuführen.

6 Vorteile einer effizienten QM-Software

Die Implementierung einer ganzheitlichen Qualitätsmanagement-Software hilft dabei, das Qualitätsmanagementsystem umzusetzen. Für Mitarbeiter:innen ist sie ein treuer Begleiter im Arbeitsalltag und lässt sich einfach bedienen. In der QM-Software finden sie Antworten, tauschen Erfahrungen aus und entwickeln sich gemeinsam weiter.

Sechs wesentliche Vorteile einer leistungsfähigen QM-Software:

1. Du sparst Ressourcen

Mit einer QM-Software reduzierst du Komplexität und bündelst personelle, zeitliche und finanzielle Kapazitäten. Dadurch sparst du in vielen Prozessen Ressourcen.

2. Du reduzierst deinen Dokumentationsaufwand

Wenn du dich für eine Software-Lösung entscheidest, die mehrere Managementsysteme kombiniert, verringerst du den Aufwand für die Dokumentation erheblich: Du benötigst nur noch ein einziges Handbuch, in dem alle Managementsysteme miteinander verknüpft sind.

3. Du sparst Zeit

Die QM-Softwarelösung übernimmt die Organisation im Hintergrund. Niemand muss mehr durch Büros laufen und Unterschriften einholen. Informationen lassen sich schneller und gezielter finden. Änderungen werden automatisch und normgerecht verteilt. Zudem sind die Informationen immer aktuell: Die Software versieht alle Versionen eines Dokuments automatisch mit der richtigen Nummer und alte Versionen wandern direkt ins Archiv.

4. Du setzt deine Mitarbeiter:innen effizient ein

Eine QM-Software betreibst du in der Regel mit deutlich weniger personellen Ressourcen. Mit der Software automatisierst du viele Aufgaben und Abläufe und unterstützt deine Mitarbeiter:innen schnell und klar strukturiert bei ihren täglichen Aufgaben.

5. Du betrachtst deine Geschäftsprozesse ganzheitlich

Analysiere und optimiere Abläufe und Aufgaben in ihrer Gesamtheit. Mit einer QM-Software dokumentierst du lückenlos alle Verbesserungen, die du über die Zeit an deinen Informationen vornimmst. So sind diese für alle im Unternehmen nachvollziehbar und du kannst die Optimierungen bei Bedarf leichter auf andere Bereiche übertragen.

6. Du senkst den Zertifizierungsaufwand

Eine Software fürs Qualitätsmanagement unterstützt dich darin, mehrere Managementsysteme gleichzeitig nach verschiedenen Normen zu zertifizieren: Diese kombinierte Zertifizierung spart Kosten und reduziert den Aufwand, da alle Anforderungen in einem Audit abgehandelt werden.

Werfen wir einen Blick darauf, wie das in der Praxis funktioniert:

Wie arbeitet man mit einem QM-System?

Zunächst ist es wichtig, Verantwortliche zu benennen, die das Projekt leiten und die Umsetzung überwachen. Diese legen dann die einzelnen Schritte, Termine, Kosten und – ganz wichtig! – entsprechende Ziele fest. Anhand messbarer Qualitätsziele überprüfst du unkompliziert deinen Fortschritt, indem du deine eigene Definition von Qualität in konkrete Zahlen übersetzt. Das können Zielwerte für die Produktion sein, eine bestimmte Fehlerquote, die Zahl der Reklamationen oder die Bearbeitungszeit im Kundenservice.

Anschließend legst du die Methode und die einzelnen Arbeitsschritte für das Qualitätsmanagement im Detail fest. Am einfachsten ist es, wenn du deine bestehenden Prozesse analysierst und dokumentierst. Daraus erstellst du ein Qualitätsmanagement-Handbuch mit allen relevanten Informationen.

Nicht zuletzt ist es sehr wichtig, regelmäßig interne Audits durchzuführen, um die Umsetzung des Qualitätsmanagements zu überprüfen und gegebenenfalls Verbesserungen vorzunehmen.

Praxisbeispiel: Das Onboarding neuer Mitarbeiter:innen per QM-Software strukturiert gestalten

Erinnerst du dich daran, dass ein Qualitätsmanagementsystem den Informationsaustausch im Unternehmen enorm vereinfacht?

Besonders spannend ist diese Funktion für neue Mitarbeiter:innen, die sich so im Rahmen des Onboardings ihre Rolle und Verantwortlichkeiten im Unternehmen eigenständig erschließen können. Das Onboarding via QM-Software reduziert nämlich die Einarbeitungszeit maßgeblich und wirkt sich auch positiv auf Kolleg:innen aus, die remote arbeiten: Bei Fragen, die im Büro schnell über den Schreibtisch hinweg geklärt werden, müssen sich Mitarbeiter:innen im Homeoffice oft selbst helfen. Eine zentrale Wissensplattform liefert dabei Antworten, wenn gerade keine Ansprechpartner:innen parat stehen. Zusätzlich schließt die Softwarelösung etwaige Lücken und sorgt dafür, dass neue Mitarbeiter:innen, die in der ersten Zeit nicht persönlich im Büro erscheinen, stets in engem Kontakt und Austausch mit dem Unternehmen bleiben.

Wer mit einer cloudbasierten QM-Software arbeitet, braucht zunächst nicht mehr als ein browserfähiges Endgerät und einen funktionierenden Internetzugang, um auf das Tool zuzugreifen. Die Anwendung lässt sich ohne Funktionseinbußen auch von unterwegs per Smartphone nutzen.

Egal, ob die neue Mitarbeiterin in der Produktion eine Arbeitsanweisung nachlesen oder die kürzlich eingestellte Reinigungskraft einen hohen Sauberkeitsstandard einhalten möchte: Beide greifen zum Tablet oder Handy und holen sich die aktuellen Informationen direkt aus der mobilen QM-Software. Natürlich funktioniert das Ganze als Two-Way-Street und die Mitarbeiter:innen können beispielsweise auch Anmerkungen in der Dokumentation hinterlassen. So bleiben alle auf dem Laufenden, auch wenn sie nicht vor Ort sind.

Fazit: Qualitätsmanagement leicht gemacht mit der richtigen QM-Lösung

Eine digitale QM-Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn du Wert darauf legst, dass jeder auf das Unternehmenswissen zugreifen und sich einbringen kann. Darüber hinaus bringt eine solche QM-Lösung aber auch viel, wenn du und dein Unternehmen einfach nur pragmatische Unterstützung und Entlastung im Arbeitsalltag suchen.

Häufige Fragen zum Qualitätsmanagement

Warum ist Qualitätsmanagement so wichtig?

Qualitätsmanagement hilft Unternehmen, hohe Qualitätsstandards zu erreichen und zu halten. Es ermöglicht die Zertifizierung nach Standards wie ISO 9001, die für viele Firmen Voraussetzung ist. Ein entsprechendes Qualitätsmanagementsystem in Kombination mit einer digitalen Lösung sorgt nicht nur für strukturierte Prozesse, sondern hält beispielsweise auch Wissen im Unternehmen, wenn Mitarbeitende gehen.

Welche Vor- und Nachteile hat ein QM-System?

Ein QM-System macht es möglich, Schwachstellen zu erkennen und zu beseitigen, Arbeitsabläufe zu optimieren und die Mitarbeiter:innen in die Qualitätsverbesserung einzubeziehen. Ein potenzieller Nachteil eines QM-Systems kann der Zeitaufwand für die Dokumentation der Prozesse sein. Einmal in der Software integriert, ermöglicht eine gute Lösung dann jedoch eine deutlich zeitsparendere Überarbeitung und Pflege.

Worauf kommt es beim Qualitätsmanagement an?

Im Mittelpunkt des Qualitätsmanagements steht die kontinuierliche Verbesserung. Es geht darum, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen ständig zu optimieren, um höchste Qualität zu gewährleisten und die Kundenzufriedenheit zu steigern. Darüber hinaus spielt die Einbindung der Mitarbeiter:innen eine entscheidende Rolle, denn sie tragen wesentlich zum Erfolg des Qualitätsmanagements bei.

Was macht ein gutes Qualitätsmanagement aus?

Ein gutes Qualitätsmanagement zeichnet sich vor allem durch klare und gut dokumentierte Prozesse aus, die kontinuierlich überprüft und verbessert werden.