Vor oder nach dem Audit: Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein neues Managementsystem?
Es sind noch einige Monate bis zum nächsten Audit oder ihr habt gerade erst ein Audit bestanden? Euer Managementsystem hat sich wieder einmal als zertifizierungssicher erwiesen und die Prozesse sind jetzt auch wieder aktuell – wenn auch mit einem gewissen Aufwand und zahlreichen Meetings mit den Kollegen. Das System funktioniert und ihr kommt bestimmt auch noch durch das nächste Audit – ein neues Managementsystem könnt ihr ja hinterher noch einführen. Oder doch lieber vorher? Die Antwort ist klar: vorher!
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Zwei Fliegen mit einer Klappe
Wenn ihr eure alten Dokumente für das Audit sowieso anfasst, dann macht das am besten direkt im neuen System. So stehen euch sofort die Werkzeuge und Vorteile der neuen Software zur Verfügung. Nutzt die Energie, die ihr eh ins Audit investieren müsst, um euer neues Managementsystem direkt richtig aufzusetzen. Denn genau das hat entscheidende Vorteile:
- Motivation der Mitarbeiter: Eure Mitarbeiter investieren ungern Zeit und Energie in ein System, das in wenigen Monaten sowieso ersetzt wird. Die Motivation steigt, wenn sie spüren, dass ihre Anstrengungen in ein nachhaltiges System fließen.
- Sichtbarer Fortschritt im Audit: Auditoren bewerten es positiv, wenn ihr neben den aktuellen Prozessen auch ein neues Managementsystem vorweisen könnt. Dies signalisiert sowohl Professionalität als auch, dass ihr kontinuierlich an Verbesserungen arbeitet.
- Image und Kundenbindung: Die Einführung eines neuen Managementsystems vor dem nächsten Kundenaudit sendet ein klares Signal: Eure Kunden und ihre Anforderungen stehen im Fokus. Dies stärkt das Image eures Unternehmens und schafft Vertrauen.
Der richtige Zeitpunkt ist immer jetzt
Wenn wir aber ganz ehrlich sind, sollten wir die Frage nach dem neuen Managementsystem eigentlich losgelöst vom Audit betrachten. Und dann lautet die einzig richtige Antwort: Der richtige Zeitpunkt ist jetzt! Das Audit ist schließlich nur eine lästige Notwendigkeit, die euer neues Managementsystem erleichtern soll. Vielmehr geht es doch darum, ein System mit echtem Mehrwert zu etablieren, das…
- … allen Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert.
- … eure Prozesse transparent und schnittstellenübergreifend darstellt.
- … es euch ermöglicht, einzelne Arbeitsabläufe schrittweise zu optimieren.
- … leicht zu bedienen ist, eure Prozesse beschleunigt und so mehr Kapazitäten schafft.
Tretet dabei aber nicht in die verlockende Stolperfalle und argumentiert das neue System mit dem Audit. Dieses Rezept ist zum Scheitern verurteilt! Eure Kollegen werden sich nämlich merken, dass das neue System für das AUDIT ist – und nicht für jeden einzelnen MITARBEITER. Damit sinkt die Akzeptanz und ihr entfernt euch immer weiter von einem gelebten und aktiv genutzten System.
Früher investieren heißt länger profitieren
Was ihr beim geplanten Wechsel vor Augen haben solltet: Der Zielzustand ist immer besser als der Ausgangspunkt. Auch, wenn ihr erst einmal Zeit und Geld in das neue Managementsystem investiert – am Ende erzielt ihr durch Automatisierung, effizientere Prozessdokumentation, -kommunikation und -ausführung erhebliche wirtschaftliche Effekte.
Wann der richtige Zeitpunkt für ein neues Managementsystem ist? Jetzt! Denn wer früher investiert, profitiert länger von den Vorteilen. Also worauf wartet ihr noch?
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