Selbsttest: Welchen Reifegrad hat deine Prozessdokumentation?
„Welchen Reifegrad hat deine Prozessdokumentation?“ – Das ist keine Frage, zu der dir spontan eine fundierte Antwort einfällt? Eher eine, die leisen Stress in dir auslöst? Wunderbar! Du bist genau die Zielgruppe für diesen Blogartikel! 😉
Raus aus dem Prozess-Dschungel
Vielen ist gar nicht bewusst, wie und ob Prozesse in ihrem Unternehmen dokumentiert werden: „Solange alle ihre Aufgaben kennen und erfüllen, ist das doch egal, oder?“ Ha! Du als QM-affine Person weißt natürlich, dass dieser Gedanke spätestens dann überholt ist, wenn jemand spontan länger ausfällt. Oder wenn mal etwas anders läuft als nach Schema F.
Wie also sieht es in deinem Unternehmen in Sachen Prozessdokumentation aus?
Herrscht bei euch Klarheit über Aufgaben, Verfahren und Zuständigkeiten? Oder existieren Prozesse bei euch nur in den Köpfen einzelner Kolleg:innen? Sind alle froh, dass der Laden bisher „irgendwie“ läuft? Wurden Prozesse bereits verschriftlicht, aber schlummern in uralten Office-Dateien irgendwo auf dem Netzlaufwerk? Oder trifft alles ein bisschen auf deine Organisation zu? Auch kein Einzelfall. 😉
Um die Dinge anzupacken, braucht es eine Standortanalyse. Wo verortest du dich? Genau dafür haben wir ein Reifegradmodell entwickelt – und einen kurzen Test, mit dem du dein Unternehmen einordnest. In nur 5 Minuten weißt du, wo du stehst und welche Handgriffe wir dir als Nächstes empfehlen.
🌱 🪴 🌳 Unser Reifegradmodell in Kürze
Wie bei vielen Themen sind auch bei der Prozessdokumentation verschiedene Einteilungen denkbar. Unser Modell unterscheidet drei Stufen:
🌱 Reifegrad I – Erstes Prozessverständnis
Prozesse werden eher nach Bauchgefühl und Pi mal Daumen ausgeführt als aufgrund klarer Vorgaben. Oft wissen nur die unmittelbar beteiligten Kolleg:innen, wie der Hase läuft. Fällt jemand aus, ist auch nicht wirklich klar, woher man Informationen zu den Abläufen beziehen kann.
🪴 Reifegrad II – Strukturierte Prozessdokumentation
Erste Prozesse wurden beschrieben, meist in Word oder Excel. Es gibt vermutlich auch schon einen zentralen Ablageort für das betriebliche Prozesswissen, aber es fehlen Einheitlichkeit und Verbindlichkeit – also etwa eine Leitlinie, was im Eskalationsfall geschieht.
🌳 Reifegrad III – Integrierte Prozessdokumentation
Prozesse sind digitalisiert und in das QM-System integriert. Damit stehen sie aktuell und mit individuellen Zugriffsrechten versehen zur Verfügung. Die Versionierung und Bereiche der Dokumentenlenkung wurden bereits automatisiert. Sieht doch gut aus!
Reifegrad Prozessdokumentation: Mach den Test!
Der Test umfasst 8 kurze Fragen. Am Ende siehst du, welchem Reifegrad (🌱, 🪴 oder 🌳) deine Prozessdarstellung zuzuordnen ist – und erfährst, wie es sinnvollerweise bei dir weitergehen könnte. Jetzt Test machen
Die Test-Auswertung
🌱 Überwiegend A
Reifegrad A: Es besteht kaum oder nur wenig Prozessverständnis in deiner Organisation. Vermutlich existieren bei dir viele Prozesse nur im Kopf, es gibt keine Übersicht und keine zentrale Ablage. Die Gefahr: Es kommt zu uneinheitlichen Arbeitsweisen oder Verzettelung; Prozesse werden doppelt, falsch oder gar nicht ausgeführt. Und nun?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Übernimmst du hierfür die Verantwortung? Super, dann machst du dich zunächst schlau! Gewinne selbst ein gutes Prozessverständnis, um dann andere für das Thema zu sensibilisieren. Im nächsten Schritt lassen sich im Team Prozesse identifizieren, einheitlich beschreiben und zentral ablegen. Wir zeigen dir, wie!
🪴 Überwiegend B
Reifegrad B: Prima, du hast bereits ein solides Fundament für eine strukturierte Prozessdokumentation gelegt, auf das sich aufbauen lässt. Möglicherweise hast du dein Unternehmenswissen schon digital erfasst, aber die Prozesse im Hintergrund laufen noch nicht optimal. Was kommt als Nächstes?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Jetzt lohnt es sich, das digitale QM weiter auszubauen, also z. B. die Dokumentenlenkung zu automatisieren – Freigabe, Wiedervorlage, Versionierung sowie das Verteilen an die richtigen Personenkreise. Möchtest du wissen, welche Vorteile digitales QM sonst noch für dich bereithält?
Das hilft dir konkret weiter
In unserem Webinar „7 Tipps für ein besseres QM“ zeigen wir dir anhand von konkreten Praxistipps, wie du dein Qualitätsmanagement verbessern und zum Leben erwecken kannst. Unsere Kollegin Jenny verrät dir, wie du ein mitarbeiterfreundliches „Mitmach-QM“ aufbaust, das auch funktioniert.
🌳 Überwiegend C
Reifegrad C: Kompliment, das sieht nach einer integrierten QM-Software aus. deine Abläufe sind transparent und konsistent dokumentiert, Veröffentlichungen und Kenntnisnahmen werden automatisch gelenkt. Alles super! Aber findet die Belegschaft das auch?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Selbst das beste Tool richtet nichts aus, wenn Prozesskultur im Unternehmen nicht gelebt wird. Wenn etwa Skepsis gegenüber der konsequenten Prozessdarstellung herrscht – oder andersherum, Hierarchien immer wieder Prozesse schlagen. Aber auch da kannst du nachjustieren – ganz im Sinne des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP).
Das hilft dir konkret weiter
Unser Leitfaden »In 6 Schritten zu mehr Mitarbeiterakzeptanz im QM« zeigt dir, wie du in sechs klaren, leicht umsetzbaren Schritten dein QM nachhaltig stärken kannst: Erfahre, wie du es als Unterstützungsinstrument positionierst und Mitarbeitende in die QM-Prozesse einbeziehst.
🌱 + 🪴 Gleichstand A und B
Euer Unternehmen hat es sich offenbar zwischen zwei Stufen gemütlich gemacht: zwischen den Anfängen der Prozessdokumentation und deinem Stadium, in dem bereits erste strukturierte Elemente vorliegen. Prozesse werden also teilweise dokumentiert, aber das Fundament scheint noch etwas wackelig. Wie gehst du nun vor?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Zunächst sollte das gemeinsame Prozessverständnis gestärkt werden. Erste Standards wie eine zentrale Ablage oder Vorlagen für Prozesse wären hier eine gute Idee. Wer sein Change-Projekt startet, kann die Motivation gleich nutzen, um die weitere Digitalisierung vorzubereiten.
Das hilft dir konkret weiter
Stichwort Motivation: Unser Prozess-GPT sorgt bestimmt für lächelnde Gesichter. Er erstellt aus deinen Beschreibungen automatisch eine saubere Prozessdokumentation, als Fließtext oder Tabelle. du lieferst das Thema oder ein paar Stichworte – der GPT erledigt den Rest. Macht richtig Spaß!
🌱 + 🌳 Gleichstand A und C
Hier zeigt sich ein heterogenes Bild: Manche Bereiche arbeiten schon hochprofessionell, in anderen herrscht Chaos. Im Unternehmen finden sich offenbar einzelne „Inseln“ – Momentaufnahmen von guten Prozesslösungen, aber punktuell auch das Gegenteil: keine Struktur. Okay, was lässt sich damit anfangen?
Empfehlung für die nächsten Schritte
Es gilt, den Reifegrad zu vereinheitlichen und Prozesse in allen Abteilungen auf ein vergleichbares Niveau bringen. Übertrage erfolgreiche „Best Practices“ aus den reifen Bereichen auf die weniger strukturierten. Achtung: Die Gefahr besteht, dass Mitarbeitende frustriert reagieren, weil die Unterschiede spürbar sind.
Das hilft dir konkret weiter
Unser Praxis-Guide holt sämtliche Niveaustufen ab. du findest darin auch das Reifegradmodell ausführlicher beschrieben. Außerdem stellen wir dir unseren Prozess-GPT vor und klären die Frage, was BPMN ist und wer es braucht.
🪴 + 🌳 Gleichstand B und C
Das Unternehmen hat bereits ein solides Fundament gelegt und in Teilen eine integrierte Lösung etabliert. Alles befindet sich auf einem guten Weg, aber es fehlt der finale Schliff, die letzte Konsequenz. Nichts, was sich nicht lösen ließe!
Empfehlung für die nächsten Schritte
Entwickle eine klare Roadmap: Überführe Prozesse, die noch „halbstrukturiert“ sind, schrittweise ins QM-Tool, welches ja bereits viele Workflows für dich automatisiert (u. a. Freigabe, Prüfung, Versionierung). Denke dabei den kulturellen Aspekt mit: Prozesse müssen gelebt werden, nicht nur dokumentiert.
Das hilft dir konkret weiter
Wünschst du dir mehr Engagement, mehr Einsatz von Mitarbeiterseite? Mangelt es an Motivation? Häufig liegt die Ursache in schlechter oder fehlender Kommunikation. Unser Blogartikel liefert dir »4 Kommunikations-Spielregeln für mehr Mitarbeiterakzeptanz«.
🌱 + 🪴 + 🌳 Ein Mix aus A, B und C
Welch bunter Blumenstrauß! In manchen Bereichen herrschen eher unstrukturierte Zustände, in anderen existiert bereits ein Fundament, und teilweise sind Prozesse bereits ins digitale QMS integriert worden. Das Unternehmen scheint stark fragmentiert, was die Prozessdarstellung betrifft. Keine Sorge, das kriegst du in den Griff!
Empfehlung für die nächsten Schritte
Schaffe zunächst Transparenz: Welche Abteilungen oder Prozesse stehen auf welchem Reifegrad? Setze dann Prioritäten: Wo siehst du die größten Risiken, z. B. Prozesse, die noch gar nicht dokumentiert wurden und nur von einzelnen Personen „beherrscht“ werden. Entwickle im Team schrittweise eine gemeinsame Linie, um die Uneinheitlichkeit zu verringern.
Das hilft dir konkret weiter
Vielleicht erst einmal eine Tasse geballtes Prozesswissen: Unsere Kollegen Kay und Frank kennen sich super mit Prozessdarstellung aus und geben ihr Know-how im Webinar weiter. du erfährst, wie du das Thema zum echten Gamechanger machen kannst, wie du Prozesse verständlich darstellst, Mitarbeitende einbindest und die Prozessverantwortung förderst.
Schluss
Na, und nun? Bist du überrascht von deinem Ergebnis, oder hält sich dein Erstaunen in Grenzen? Konntest du ein paar nützliche Anregungen oder Link-Tipps sammeln? Du bist jederzeit herzlich eingeladen, dich auf unserer Webseite umzuschauen – oder uns zu kontaktieren, wenn du auf der Suche nach einer soliden Lösung für deine Prozessdokumentation bist.
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