Ein Firmenwiki erstellen – so geht’s

Was ist ein Firmenwiki – und wozu dient es?

Das Angebot von Wikipedia kennt jeder: Der Name des gigantisch großen browserbasierten Nachschlagewerks setzt sich zusammen aus „wiki“, dem hawaiianischen Wort für schnell, und dem englischen „encyclopedia“. Und das passt: Schnell finden sich hier Infos, schnell ergänzen freiwillige Autor:innen fehlende Artikel oder kommentieren, was andere eingepflegt haben – gleichberechtigt. Die Inhalte sind durch Querverweise miteinander vernetzt, und alles darf unter Angabe der Quelle frei verwendet werden (creative commons).

Das Bestreben dieses basisdemokratischen Wunders: Wissen wird verteilt – schnell („wiki“), intelligent und barrierefrei. Und so haben Unternehmen begonnen, dieses Modell auch im Organisationskontext zu nutzen, um sämtliches Firmenwissen – Prozesse, Strukturen, Verfahren – zu sammeln und allen Mitarbeiter:innen zugänglich zu machen. Das Ziel: Informationen zu Produkten, Dienstleistungen und Kunden aktuell halten, Dokumente wie Betriebsanweisungen bereitstellen, Veränderungen mitteilen – kurz: ein gezieltes, systematisches Wissensmanagement. Dies entspricht übrigens auch einer Forderung des Qualitätsmanagements, konkret: der ISO 9001.

Sogenannte Firmen- oder Unternehmenswikis stellen ebenfalls Wissenssammlungen dar (genau wie öffentliche Wikis), tragen aber den Besonderheiten einer Organisation Rechnung. Wichtigster Unterschied: Die Hierarchie-Ebenen, welche ein öffentliches Wiki gezielt umschifft, gehören in den meisten Unternehmen zum Standard und sind – bei aller Liebe zur Transparenz – strukturell in einem Firmenwiki zu berücksichtigen.

Infobox: Wissensmanagement in der ISO 9001:2015

Dem Thema „Wissensmanagement“ widmet sich die ISO-Norm 9001:2015 im Kapitel 7.1.6 „Wissen der Organisation“: Hier formuliert sie grundlegende Anforderungen für einen systematischen Umgang mit dem Unternehmenswissen.

„Die Organisation muss das Wissen bestimmen, das benötigt wird, um ihre Prozesse durchzuführen und um die Konformität von Produkten und Dienstleistungen zu erreichen.“ Das wesentliche Wissen ist aber nicht nur zu definieren, sondern auch aktuell zu halten und stetig weiterzuentwickeln: Schließlich verändern sich Markt- und weitere Rahmenbedingungen mitunter rasant. Ferner muss das Firmenwissen sinnvoll aufbereitet und portioniert den Mitarbeitenden „in erforderlichem Umfang“ zur Verfügung gestellt werden.

Hier befindet sich eine Firma mit einer offenen Unternehmenskultur klar im Vorteil, die die Weitergabe von Wissen aktiv fördert.

Firmenwiki vs. öffentliches Wiki

Beide Modelle profitieren von der Schwarmintelligenz, in beiden Fällen lassen sich niedrigschwellig Informationen einspeisen und herausfiltern: Man könnte meinen, dass ein „normales“, öffentliches Wiki auch den Anforderungen eines Unternehmens Rechnung trägt.

Allerdings sind bei der Erstellung eines Firmenwikis einige Unterschiede zum öffentlichen Wiki zu beachten.

Während öffentliche Wikis gezielt Hierarchien vermeiden und alle Menschen gleichermaßen einladen, die Wiki-Engine zu befüllen, existieren in Firmen weiterhin Rangordnungen – und damit auch rollenabhängige Beschränkungen. Zwar dürfen Mitarbeiter:innen ebenfalls Infos einsehen und (anders als in einem Intranet) bearbeiten und kommentieren, aber im Unternehmenswiki geschieht das rollenbasiert.

Zudem liegt der Hauptfokus eines Unternehmenswikis nicht darin, ungefiltert Inhalte mit der Welt zu teilen: Es zielt darauf ab, durch Weitergabe von Know-how die interne Zusammenarbeit zu verbessern.

Wikipedia setzt auf Artikel, die von der Bedeutung her alle völlig gleichrangig nebeneinander stehen: Der Amazonas-Blaufrosch ist dem einen halt so wichtig wie der anderen das Grundgesetz. – Ein Unternehmenswiki darf hier vorsortieren: Der 5 Jahre alte Beitrag eines Azubis hat nicht das gleiche Gewicht wie die aktuelle Aussage der Vorstandsvorsitzenden.

Während Wikipedia sich nicht aufdrängt, sondern auf seiner Website lediglich Inhalte anbietet, sieht es in Unternehmen anders aus: Hier müssen bestimmte Informationen aktiv verteilt werden und die entsprechenden Kolleg:innen erreichen. Und diese müssen mitunter auch per Lesebestätigung nachweisen, dass sie informiert worden sind.

In einem Unternehmen gilt also zusammengefasst: Es reicht nicht aus, Informationen zu sammeln und bereitzustellen – sie müssen bewertet, sortiert, an den richtigen Kreis verteilt, kurz: gemanaget werden. Ein Firmenwiki sollte also auch das Informationsmanagement abdecken – und dies gelingt am besten mit einer Software, welche die Fülle von Wikipedia bietet und dazu ein intelligentes, rechtebasiertes Management.

Wie sollte man ein Wiki für Unternehmen strukturieren?

Eins vorab: Die perfekte Struktur für dein Unternehmenswiki gibt es nicht – aber viele gute Ansätze. So ist es z. B. sinnvoll, zwischen allgemeinen und teamspezifischen Informationen zu unterscheiden.

Unter dem Stichwort „Unternehmen“ etwa lassen sich die wichtigsten Infos rund um die Organisation zusammenfassen, vom Leitbild über die angebotenen Produkte bis hin zur Handelsregisternummer.

Im „Mitarbeiterleitfaden“ sammeln sich dann wissenswerte Details über Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder auch Compliance-Themen. Häufige Fragen, Mustervorlagen oder abgeschlossene, übergreifende Themenblöcke passen ebenfalls gut ins Wiki.

Viele dieser Inhalte findest du auch in einem QM-Handbuch: den Aufbau der Organisation, Prozessdarstellungen, Abläufe, Vorgaben und Arbeitsanweisungen. Keine schlechte Idee also, das eine mit dem anderen zu verbinden. Eine QM-Software liefert eine gute Grundlage, um beides abzudecken: das Qualitätsmanagement des Unternehmens und die Plattform für ein Firmenwiki.

Welche Software Tools für ein Firmenwiki?

Grundsätzlich gibt es am Markt viele verschiedene Tools, mit denen sich ein Wiki erstellen lässt. Was ist dir wichtig? Wissen ablegen – oder die Zusammenarbeit an Inhalten ermöglichen? Ein mächtiges Tool mit vielen Funktionen einführen – oder das Ganze benutzerfreundlich halten? Open source? Prozesse professionell abbilden? Medien einbinden?

Diese Funktionen sollte deine Wiki-Software unbedingt abdecken

Dokumentenlenkung

Wie oben erläutert: Informationen in Unternehmen dienen der verbesserten Zusammenarbeit. Sie schwirren nicht herum, bis sich jemand für sie interessiert, sondern sie werden stetig aktualisiert, geprüft, mit den richtigen Empfängern geteilt und zur Kenntnis genommen, kurz: gelenkt.

Die Verteilung sollte maßgeschneidert erfolgen, ohne Overload. Relevante Infos erreichen die Mitarbeiter:innen auch, wenn sie gar nicht danach gefragt haben. Ideal: eine automatische Einforderung der Lesebestätigung, nachweislich und rechtssicher.

Rollen- und Rechtemanagement

Notizen, Arbeitshilfen, Vorgaben: Damit jeder die für ihn oder sie relevanten Infos erhält, braucht ein Firmenwiki-Tool ein klares Rechtemanagement – auf Rollenbasis

• Welches Wissen ist den Mitarbeiter:innen wichtig?
• Was muss der einzelne zusätzlich aus Sicht der Organisation für seine Arbeit erfahren?
• Welche Zugriffsrechte sollen gelten: für einzelne, für das Team, für die gesamte Belegschaft, für Redakteur:innen und Leser:innen, für Externe?

Vermeide ein Gießkannenprinzip: Zeige den Nutzer:innen nur die Informationen an, die für sie laut Rolle relevant sind.

Prozesse

Viele Fehler in Unternehmen entstehen, weil ein Prozess nicht klar kommuniziert wurde. Prozesswissen gehört also auch unbedingt in ein Firmenwiki. Setze bei der Beschreibung auf Texte, Tabellen oder auf eine speziell für Prozessdiagramme entwickelte Sprache: BPMN. Sie hilft dir, etwa anhand eines integrierten Prozessdiagramm-Editors, Prozesse grafisch eindeutig darzustellen.

Videos und andere Medien

Zeige anderen anschaulich, wie etwas in der Praxis funktioniert: Binde Bilder, Videos und weitere Medien in dein Wiki ein.

Nutzerfreundlichkeit

Vor allem: Dein Firmenwiki ist nur so gut, wie die Belegschaft es findet und eingebunden wird. Setze daher auf ein einfach zu bedienendes Tool, mit dem alle rasch zurechtkommen und das wenig Arbeit macht. So vermeidest du Frusterlebnisse am Computer – und steigerst die Mitarbeiterakzeptanz. Dazu noch  3 Tipps!

3 Tipps, wie du die Nutzung deines Wikis erhöhen

Wir empfehlen, bei der Einführung einer Firmenwiki-Software auf einfache Bedienbarkeit zu setzen – denn ein Wiki lebt von seinen Nutzer:innen. Hier drei Tipps dazu, wie du deine Kolleg:innen motivierst, sich einzubringen:

Die Angst nehmen: Eine neue Software? Manche schrecken davor zurück, sich darin öffentlich zu äußern. Oder sie bezweifeln, dass sie gut genug schreiben. Beweise ihnen, wie einfach es ist, ein Wiki mitzugestalten. Kostenlose Einsteigerkurse für Basisnutzer können Hemmungen abbauen.

Spielwiesen definieren: Schaffe Arbeitsbereiche, in denen sich Teams ausprobieren können. Bitte sie darum, einfach zu notieren: Was ist für euch, für die jetzigen und die künftigen Kolleg:innen relevant? Was muss jemand wissen, der neu anfängt? Welche Infos braucht dein Team, damit du 4 Wochen am Stück verreisen kannst?

Wiki gemeinsam ausgestalten: Bis jetzt hat das Team seine Aufgaben selbst definiert. Was von diesem gesammelten Wissen soll offizielle Vorgabe werden? Was wird ein Standard, eine Verfahrensanweisung? Wer prüft und gibt frei? Je mehr du deine Mitarbeiter:innen hier einbeziehst, desto besser akzeptieren sie das Wiki, das sich langsam zur Vorgabe-Dokumentation, zum formalen Unterbau der Firma auswächst.