Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung: Was ist der Unterschied?

Dokumentenmanagement und Dokumentenlenkung: Ist das nicht das Gleiche in Grün? Könnte man meinen, schließlich klingen die beiden Begriffe fast identisch. Obwohl sie sich auf den ersten Blick zu ähneln scheinen, handelt es sich um zwei grundlegend verschiedene Konzepte der Verwaltung von Dokumenten.

Im Folgenden nehmen wir beide Bezeichnungen und ihre Besonderheiten genau unter die Lupe. Warum es sich lohnt, die Unterschiede zu kennen und zu verstehen? Ganz einfach: Weil du so die dokumentenbezogenen Prozesse in deinem Unternehmen noch gezielter optimierst, Compliance-Vorgaben einhältst und eine effizientere Zusammenarbeit ermöglichst.

Was ist Dokumentenmanagement?

Wir beginnen mit unserer Begriffserklärung beim Dokumentenmanagement. Diese Bezeichnung wird im allgemeinen Sprachgebrauch häufiger als Überbegriff für alle Prozesse verwendet, die in irgendeiner Weise etwas mit der Verwaltung von Dokumenten zu tun haben.

Laut Definition bezeichnet Dokumentenmanagement die systematische Ablage, Archivierung und Verwaltung von Dokumenten über deren gesamten Lebenszyklus.

So weit, so vage. Und worum geht es konkret? Hier einige Beispiele, welche Tätigkeiten darunterfallen:

• Digitale Erfassung von Rechnungen
• Sichere Abspeicherung von Verträgen
• Digitale Führung von Mitarbeiterakten
• Versionsverwaltung von QM-Dokumenten
• Zentrale Speicherung von Wartungs-Checklisten

Kurz gesagt umfasst das Dokumentenmanagement alle notwendigen Schritte, um Unterlagen effizient und revisionssicher (darauf kommen wir gleich erneut zu sprechen) zu verwalten. Dazu gehören die Erfassung von Dokumenten – ob digital erstellt, importiert oder eingescannt – sowie deren systematische Organisation anhand von Metadaten bzw. Schlagworten und/oder Zeitstempeln.

Letzteres ist vor allem wichtig, um die Inhalte später schnell zu finden. Denn wenn Unterlagen nicht korrekt verschlagwortet sind, wird die Suche nach Informationen leicht zu einem Zeitfresser im Arbeitsalltag.

Das zeigt auch eine 2021 veröffentlichte Studie des Digital Intelligence-Unternehmens ABBY: Dort beklagten 95 % der Befragten, dass sie bis zu acht Stunden pro Woche darauf verwenden, nach Informationen in Dokumenten zu suchen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Wöchentlich geht so ein ganzer Arbeitstag verloren!

Revisionssicheres Dokumentenmanagement

Die rechts- und revisionssichere Archivierung von Unterlagen ist ein weiterer zentraler Aspekt des Dokumentenmanagements. Sie stellt sicher, dass gesetzliche Vorgaben wie die GoBD eingehalten werden (GoBD = Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Dokumente werden so abgespeichert, dass niemand sie unbemerkt verändern oder löschen kann. Gleichzeitig können berechtigte Personen jederzeit auf ihre Dokumente zugreifen. Das ist unter anderem wichtig bei Haftungsfragen, steuerrelevanten Belegen oder Verträgen, die in der Regel über einen vorgeschriebenen Zeitraum verfügbar bleiben müssen.

Ein revisionssicheres Dokumentenmanagement schafft nicht nur Ordnung und Effizienz, sondern erleichtert die Einhaltung rechtlicher Anforderungen. So sind alle zufrieden: Die Mitarbeitenden, die ihre Arbeitszeit nicht mit der Suche nach (verschollenen) Informationen verbringen, und die Behörden, denen die gewünschten Dokumente bei Bedarf prompt zur Verfügung gestellt werden.

Was ist Dokumentenlenkung?

Die Dokumentenlenkung mag zunächst wie die vernachlässigte „kleine Schwester“ des „Lieblingskindes“ Dokumentenmanagement erscheinen. Das liegt vor allem daran, dass oft von Letzterem die Rede ist, obwohl eigentlich Dokumentenlenkung gemeint ist.

Höchste Zeit, der Dokumentenlenkung den Stellenwert einzuräumen, den sie verdient. Denn gelenkte Dokumente sind das Herzstück einer strukturierten Arbeitsweise und gezielten Informationsverteilung im Unternehmen – und machen ein gelungenes Qualitätsmanagement erst möglich.

Was versteht man unter Dokumentenlenkung? Gemeint sind die kontrollierte Erstellung, Freigabe, Verteilung und revisionssichere Archivierung von Inhalten. Nur so weißt du, dass auch wirklich die aktuelle und gültige Version eines Dokuments vorliegt.

Ziel ist es, Fehlerquellen durch veraltete oder unkontrollierte Informationen zu vermeiden. Gelenkte Dokumente sorgen für Transparenz und Nachvollziehbarkeit – zwei unverzichtbare Bestandteile des QM in jeder Organisation!

Beispiele für gelenkte Dokumente im Unternehmenskontext sind unter anderem:

• Arbeitsanweisungen: aktuell und für alle zugänglich.
• QM-Handbücher: u. a. als Nachweis für ISO-Standards.
• Sicherheitsrichtlinien: zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Das Lenken von Dokumenten umfasst verschiedenste Schritte, bspw. die automatische Benachrichtigung bei Änderungen, die Versionierung, Ablaufdaten, die Dokumentation von Lesebestätigungen oder Genehmigungsprozesse und feste Workflows.

Schon gewusst?

Nur gelenkte Dokumente sind kontrolliert und nachverfolgbar. Das ist nicht nur für die Effizienz entscheidend, sondern die Voraussetzung für die Einhaltung von Normen wie der ISO 9001. Wenn du in deinem Unternehmen eine solche Zertifizierung anstrebst, führt kein Weg an gelenkten Dokumenten vorbei.

Auf einen Blick: Unterschiede zwischen Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement

Jetzt haben wir so einiges über Dokumentenlenkung vs. Dokumentenmanagement erfahren (oder du bist direkt vom ersten Absatz aus hierher gesprungen 😉).

Ein guter Zeitpunkt, um die zentralen Unterschiede noch einmal kurz und bündig gegenüberzustellen:

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In der Praxis sieht das beispielsweise so aus:

Dokumentenlenkung: Eine Information wird überarbeitet. → Sie durchläuft eine Prüfung, Freigabe und/oder eine dokumentierte Kenntnisnahme. → Die alte Version wird archiviert. → Für jeden Schritt sind Personen definiert, die ihn ausführen.

Dokumentenmanagement: Alte Versionen eines Dokuments sind archiviert. → Die aktuelle Version ist über die Suche auffindbar. →  Der Zugriff auf alte Versionen (z. B. zum Abgleich mit neuer Version) ist weiterhin möglich.

»Man nehme…« Synergien zwischen Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement

Stell dir Folgendes vor: Dokumentenmanagement ist wie eine gut funktionierende Restaurantküche. Dort hat alles seinen angestammten Platz und die Mitarbeitenden wissen genau, wo sie was finden – vom Stabmixer über die Käsereibe bis zum Teegeschirr.

Dokumentenlenkung ist wie das Befolgen eines Rezeptes: Die Köchinnen und Köche sorgen dafür, dass alle Zutaten in der richtigen Reihenfolge, Menge und Qualität während der Zubereitung zum Einsatz kommen. Und falls du eine Änderung am Rezept vornimmst, hinterlässt du direkt eine Notiz im Kochbuch. So wissen deine Kolleg:innen beim nächsten Mal direkt Bescheid.

Für ein gelungenes Menü brauchst du beides: sowohl eine gut organisierte Küche, in der sich alle Beteiligten mühelos zurechtfinden, als auch Sorgfalt bei der Zubereitung.

Gleiches gilt für den Umgang mit deinen Dokumenten im Rahmen des Qualitätsmanagements: Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement sind eng miteinander verknüpft und ergänzen einander.

Eine Software für Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement

Mit einer integrierten Software-Lösung verbindest du beide Welten – eine perfekt organisierte Küche und das gelungene Rezept – nahtlos miteinander.

Mit einer QM-Software zur gezielten Dokumentenverwaltung organisierst du deine Inhalte sicher und findest sie bei Bedarf schnell auf. So bleibt deine Dokumentenverwaltung durchgängig kontrolliert, aktuell und nachvollziehbar. Ideal, um Ordnung zu schaffen (und zu halten) und deine Prozesse effizient zu steuern.

Ein interaktives Managementsystem bildet die einfache und intuitive Alternative zu komplizierten QM-Anwendungen, in die du dich erst mühsam einfuchsen musst. So kannst du direkt loslegen und deine Dokumente gezielt lenken und managen. Du wirst mit wenigen Klicks fündig – Schluss mit langwierigem Suchen nach der Nadel im Dokumenten-Heuhaufen! Zudem gestaltest du deine Dokumentenverwaltung übersichtlich, revisionssicher und bist bestens gewappnet für Audits und Zertifizierungen.

Fazit

Jetzt weißt du: Dokumentenlenkung und Dokumentenmanagement sind wie zwei Seiten einer Medaille: jedes für sich wichtig, aber erst gemeinsam vollständig. Das Management bringt Ordnung in den Dokumenten-Dschungel, während die Lenkung sicherstellt, dass niemand auf einer falschen Fährte landet.

Ein Unternehmen braucht beides, um gesetzliche Anforderungen und Normen zu erfüllen, effizienter zu arbeiten und entspannter durch den Arbeitsalltag und durch Audits zu gelangen.

Die gute Nachricht: Es muss nicht kompliziert sein! Ein interaktives Managementsystem vereint beide Ansätze und hält dir auch sonst den Rücken frei!

F: Was versteht man unter Dokumentenlenkung?

A: Dokumentenlenkung bezeichnet die kontrollierte Erstellung, Freigabe, Verteilung und sichere Verwaltung von Dokumenten in aktueller Version.

F: Was versteht man unter Dokumentenmanagement?

A: Dokumentenmanagement bezeichnet die die systematische Erfassung, Organisation, Speicherung und Archivierung von Dokumenten über ihren gesamten Lebenszyklus.

F: Wann ist ein Dokument gelenkt?

A: Ein Dokument gilt als gelenkt, wenn seine Erstellung, Prüfung und Freigabe kontrolliert, dokumentiert und nachvollziehbar sind und Änderungen und Versionen transparent festgehalten werden.

F: Welche Dokumente müssen laut ISO 9001 gelenkt werden?

A: Laut ISO 9001 müssen alle Dokumente gelenkt werden, die für die Planung, Durchführung und Steuerung qualitätsrelevanter Prozesse erforderlich sind, z. B. QM-Handbücher, Verfahrensanweisungen oder Arbeitsanweisungen.