Die 5 größten Hürden fürs QM mit SharePoint – und wie man sie elegant nimmt

Hier zeigen wir dir die fünf größten Hürden beim QM mit SharePoint – und verraten, wie man sie elegant nimmt.

1. Hürde: Software einrichten

Die umfangreichen Funktionen von SharePoint erfordern IT-Kenntnisse, die über das normale Maß hinausgehen. Objekte, Logiken und Abläufe müssen selbst erdacht und angelegt werden. Viele Nutzer:innen verwenden SharePoint daher nur als Dateiablage, ohne die tiefergehenden Funktionen auszuschöpfen.

… und Sprung!

• Stelle dich gut mit deinen IT-Expert:innen (Tipp: Muffins) oder setze einen eigenen Administrator ein, um SharePoint fachgerecht nach deinen Bedürfnissen zu konfigurieren.
• Keine IT-Kapazitäten, kein Budget für einen SharePoint-Admin? Dann denk doch einmal über eine spezifische QM-Software mit vordefinierten Logiken und Abläufen nach: Kostet in der Regel viel weniger als der IT-Support – und SharePoint nutzt ihr einfach weiterhin als Dateiablage.

2. Hürde: Benutzerfreundlich arbeiten

SharePoint überwältigt viele Nutzer:innen durch seine vielen Funktionen. Zudem ist die Benutzeroberfläche nicht sehr intuitiv angelegt.

… und Sprung!

• Definiere die häufigsten Nutzungsszenarien und erstelle einfache Anleitungen und FAQ-Dokumente, auch in Form von kurzen Videos (Tool-Tipp: Loom).
• SharePoint-Schulungen sind dir zu arbeitsintensiv? Dann lohnt sich der Blick auf eine intuitivere Lösung wie eine spezifische QM-Software, die auf kinderleichte Nutzung setzt.

3. Hürde: Dokumente lenken

Ob ihr euch nach ISO 9001 zertifizieren lassen möchtet oder nicht: Eine saubere Dokumentenlenkung erfordert Versionierungen und klare Freigabeprozesse.

… und Sprung!

• Natürlich bietet SharePoint Versionierungs- und Workflow-Optionen. Wie du Veröffentlichungsprozesse aufsetzt und Kenntnisnahmen einholst, haben wir in einem weiteren Blogartikel zusammengestellt.
• Weder Zeit noch Nerven, sich mit den SharePoint-Funktionen auseinanderzusetzen? Schnell und einfach geht’s mit einer QM-Software, die extra für die Dokumentenlenkung erdacht wurde.

4. Hürde: Zugriffsrechte vergeben

Die Verwaltung von Zugriffsrechten kann sich kompliziert gestalten, wenn einzelne Mitarbeitergruppen unterschiedliche Rechte benötigen.

… und Sprung!

• Erstelle Nutzergruppen mit spezifischen Rechten (bzw. bitte die IT darum) und nutze dann die Möglichkeit, Berechtigungen auf Dokumenten- und Ordner-Ebene zu vergeben. Tipp: Immer Rollen oder Gruppen berechtigen – keine Einzelpersonen.
• Du möchtest so etwas unkompliziert selbst anlegen und ändern können? Definiere Rollen und Rechte selbst mit wenigen Klicks anhand einer spezifischen QM-Software.

5. Hürde: SharePoint ergänzen

Was SharePoint in puncto QM nicht gut löst, übernimmt meist ein anderes Produkt aus der Microsoft-Familie oder ein externes Tool. Das kostet dann allerdings extra – und aufgrund der Schnittstellen gilt es, die Microsoft-Update-Politik im Blick zu behalten.

… und Sprung!

• Welche Tools SharePoint auf welche Weise ergänzen, erklären wir in einem weiteren Blogartikel.
• Falls du dir alle QM-Funktionalitäten gebündelt in einer Software wünschst, die auch noch als SaaS-Lösung läuft (Updates, Backups und Wartung übernimmt der Hersteller): Herzlich willkommen bei Ariadne!

Fazit

SharePoint bietet so viele Möglichkeiten, dass es sich selbstverständlich auch für Prozesse im Qualitätsmanagement einsetzen lässt. Mit der richtigen IT-Unterstützung und einer sorgfältigen Planung kann das Projekt gut gelingen!

Wer sein Qualitätsmanagement jedoch einfacher und lebendiger gestalten möchte, sollte über eine spezifische QM-Software nachdenken. Zugegeben, wir sind da etwas voreingenommen: Schließlich haben wir Ariadne entwickelt, um Transparenz, Zeitersparnis und Teilhabe in deinen QM-Arbeitsalltag zu bringen. (Unser Ziel? Ach, bloß eine bessere Welt. 😉)

Egal, ob du dich von SharePoint oder einem anderen Tool unterstützen lässt: Wir wünschen dir in jedem Fall, dass du sämtliche Hürden mit Leichtigkeit nimmst!