Der Qualitätskompass: Folge 8 - Jahresrückblick 2023

Vollständiges Transkript

Herzlich Willkommen zur letzten Folge des Jahres 2023!

Meine Kollegin Ella und ich haben uns sehr über euren Zuspruch gefreut.

Nun wollen wir die sieben Folgen mit euch im Schnelldurchlauf Revue passieren lassen. Keine Sorge, weitere Folgen fürs kommende Jahr sind bereits geplant!

Gestartet haben wir dieses Format mit einer Einführung in die Welt interaktiver Managementsysteme. Was bedeutet eigentlich Interaktivität? Und warum ist Interaktivität als notwendige Bedingung für wahrhaftig mehrwertstiftende Managementsysteme zu verstehen?

Verbesserungen, Erfahrungen, Tipps und Tricks der einzelnen Wissensträger – und das sind nicht nur Qualitätsmanager oder Führungskräfte – müssen in die Dokumentation miteinfließen. Nur so wird ein strukturierter 'Spickzettel' geschaffen, der als Hilfestellung im Arbeitsalltag wahrgenommen wird und so einen echten Mehrwert im Unternehmen schafft.

Im Zuge dessen haben wir grundlegende Werttreiber eingeführt, die in allen Folgen aufgegriffen wurden.

Von dort aus habe ich euch eine zentrale Fragestellung beim Aufbau interaktiver Managementsystem mitgegeben: Für WEN modelliert ihr eigentlich? Wer soll den Prozess verstehen? Wer soll seine Verbesserungsvorschläge einbringen können? Die Antworten auf diese Fragen bestimmen die Wahl der passenden Modellierungsart und sind damit elementar für den Erfolg eures Systems. Mich freut vor allem, wie oft ich auf das Beispiel des Kochs und der Küchenmaschine als unterschiedliche Adressaten angesprochen wurde.

In Folge 3 hat Ella übernommen und die Relevanz der inkrementellen und kontinuierlichen Prozessverbesserungen herausgearbeitet. Als passendes Beispiel hat hier einer der bekanntesten Neujahrsvorsätze fungiert: Wieder Fitter werden und mehr Joggen gehen! Und da wir wieder in der Zeit der Neujahrsvorsätze angekommen sind: Wie beim Joggen gilt auch bei der Prozessverbesserung: Stück-für-Stück, aber dafür immer wieder mit einer gewissen Konstanz.

Drei Aspekte sind in Bezug auf inkrementelle Verbesserungen Grundvoraussetzung: 1. Adressatengerechtes Modellieren und 2. dafür ausreichend Zeit gewähren, um den Wissensträgern überhaupt die eigenständige Verbesserung von Prozessen zu ermöglichen. Dazu kommt 3. eine Kultur des Miteinanders zu schaffen und zu vorleben, welche dann Gegenstand unserer Folge Nr. 4 war:

Organisationskultur geht über sichtbare Regeln oder Ziele hinaus und umfasst mehrheitlich Werte, Mindset und Bedürfnisse. Kultur ist viel tiefgreifender als die reine Sachebene und wird durch die Zwischenmenschliche Ebene geprägt.

Eine Ist-Analyse hilft, den Status Quo zu verstehen und Veränderungen einzuleiten. Eine offene Kommunikationskultur, transparente Führung und die Förderung von Wissensteilung sind dabei entscheidend. Es braucht eine Kultur des Vertrauens, des Miteinanders.

Dann haben wir einen kleinen Sprung gemacht und uns einer der meistgestellten Fragen in der Arbeit mit unseren Kunden gewidmet. „Fabian, Bis in welche Detailtiefe müssen wir dokumentieren? Was ist der angemessene Umfang von Prozessdokumentation?“ Die Sorge oftmals: Wie viel Aufwand ist zumutbar, um die Kolleginnen und Kollegen nicht zu verschrecken?

Dabei ist es wichtig zwischen horizontalem und vertikalem zu unterscheiden, welches das gezeigte Bild sehr schön verdeutlicht:

Das Irrtum, welche wir immer wieder hören: „Wir müssen unsere Prozesse vertikal unbedingt einheitlich dokumentieren.“ Nein, hört vielmehr auf eure Kolleginnen und Kollegen und passt den geforderten Umfang daran an, was wirklichen Nutzen stiftet.

In Folge 6 haben wir ein weiteres bekanntes Thema beleuchtet. Wie können Missverständnisse in Meetings vermieden und zeitgleich eine effiziente Diskussionsgrundlage geschaffen werden. Unser zentraler Tipp: Nutzt euer Managementsystem als gemeinsame Grundlage während Meetings. So werden Diskussionen effizienter, Beschlüsse klarer und Änderungen können direkt in die Prozessbeschreibungen eingetragen werden. Die Dokumentation dient nicht nur als Anlaufstelle für Unklarheiten, sondern auch als Instrument zur nachhaltigen Kommunikation von Veränderungen. Zudem lebt ihr immer wieder vor, welchen Mehrwert die alltägliche Arbeit mit dem Managementsystem stiften kann.

Abschließend ging es wieder mit Ella um Changemanagement bei der Einführung eines Managementsystems. Durchdachtes und gut geplantes Changemanagement hilft, den unvermeidlichen Widerstand zu überwinden. Super erklärt mit der Formel der Veränderung. Zum Beispiel kann der Leidensdruck, täglich Informationen zu suchen, den Wunsch nach Veränderung steigern. Zeitgleich muss euren Kolleginnen und Kollegen jedoch eine klare Vision und ein klarer Nutzen aufgezeigt werden, um die ersten Schritte der Veränderung zu gehen.

Das war unser Schnelldurchlauf durchs Jahr 2023. Wie gesagt, Auch im kommenden Jahr werden wir dieses Format fortführen! Wir hoffen, dass euch die einzelnen Folgen als Kompass bei eurer Arbeit leiten und euch stets auf dem richtigen Pfad halten.

In diesem Sinne wünschen wir ein Frohes Fest und einen guten Rutsch. Bis nächstes Jahr!