Brauche ich eine QM-Software in der sozialen Arbeit?

Qualitätsmanagement und soziale Arbeit: der Weg bis heute

Ob in der Kinder- und Jugendhilfe, Seniorenheimen, interkulturellen Zentren oder Einrichtungen für Menschen mit Behinderung – über Jahrzehnte hinweg existierte keine Pflicht, die tägliche Arbeit in irgendeiner Weise zu dokumentieren, zu bewerten und die Wirksamkeit zu überprüfen. In den 1990er-Jahren kam die Wende. In einer breiten Diskussion haben sich Expert:innen intensiv mit den Schlagwörtern Effizienz, Wirkung und eben auch Qualität im sozialen Bereich beschäftigt – und deren Notwendigkeit erkannt.

Heute ist Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wichtiger Bewertungsmaßstab – teils sogar verpflichtend:

• § 135a Abs. 2 Nr. 2 SGB V: Alle an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmenden Ärzte, Psychotherapeuten und MVZ sind angewiesen, einrichtungsintern ein Qualitätsmanagement einzuführen und weiterzuentwickeln.
• § 72 Abs. 3 Nr. 3 SGB XI: Einrichtungen der ambulanten und stationären Pflege müssen ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement führen. Andernfalls lassen sich keine Versorgungsverträge abschließen. Die Maßstäbe für das QM stehen in § 113 SGB XI.
• § 79a SGB VIII: Organisationen der Kinder- und Jugendhilfe sind verpflichtet, Grundsätze und Maßstäbe für die Bewertung der Qualität regelmäßig weiterzuentwickeln und zu überprüfen.
• § 37 SGB IX: Leistungserbringer aus dem Bereich Rehabilitation und Teilhabe von Menschen mit Behinderung müssen ein Qualitätsmanagement einführen, das die qualitative Arbeit systematisch und zielgerichtet sicherstellt.

Infobox: Zertifizierungen in der sozialen Arbeit und QM

Für das Qualitätsmanagement im Sozialwesen sind zwei Nachweisansätze relevant: die DIN EN ISO 9001 und das KTQ-Zertifizierungsverfahren. Die DIN EN ISO 9001 hat sich über die Jahre zum Standard für QM-Systeme entwickelt, indem sie grundlegende Anforderungen festlegt. Spezifikationen für das Gesundheitswesen sind in den jeweiligen Normabschnitten ergänzt.

Das KTQ-Zertifizierungsverfahren bezieht sich auf Gesundheitseinrichtungen. Durch die spezifisch formulierten Ansprüche – bestehend aus Selbst- und Fremdwahrnehmung – lässt sich das Zertifizierungsverfahren optimal in soziale Organisationen integrieren.

Beide Nachweise zertifizieren:

• ein Qualitätsmanagement, das den geltenden Anforderungen des jeweiligen Nachweises entspricht,
• festgeschriebene Abläufe in der sozialen Einrichtung, die die Grundlage für die tägliche Arbeit darstellen, sowie
• eine regelmäßige Überprüfung und, falls nötig, Verbesserung des QM in der Organisation.

Warum ist Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit wichtig?

QM in der sozialen Arbeit lediglich als unausweichliche Pflichtaufgabe zu fassen, würde den dahintersteckenden Potenzialen nicht gerecht werden. Haben karitative Einrichtungen erst einmal das Qualitätsmanagement eingeführt, lassen sich schnell zahlreiche Vorteile entdecken – und das auf verschiedenen Ebenen. Denn perfektionierte Leistungen sorgen für zufriedene Kund:innen und Patient:innen. Was wiederum zu Loyalität und Bindung an die Organisation führt.

Gleichzeitig bringt ein gelebtes QM Zeitersparnisse mit sich. Mitarbeitende können ungeliebte Dokumentationen und Bürokratieaufgaben effizienter stemmen, haben mehr Zeit für die Arbeit mit ihren Patient:innen und gehen so einer erfüllenden Tätigkeit nach. Ist Leistungsnehmer:innen und Mitarbeitenden ein Lächeln ins Gesicht gezaubert, wirkt sich das in letzter Konsequenz positiv auf die Einrichtung selbst aus, die von einem guten Ruf profitiert. QM schreibt also auch in der sozialen Arbeit eine Erfolgsgeschichte – auf ganzer Linie.

Vor welche Herausforderungen kann das Qualitätsmanagement die soziale Arbeit stellen?

Bleibt noch die Frage, wie sich Qualitätsmanagement im sozialen Bereich konkret umsetzen lässt. Denn das „Produkt", das unter die Lupe genommen werden soll, lässt sich nicht einfach fassen. Es geht vielmehr um die Qualität einer gemeinnützigen Dienstleistung. Dazu kommen Hürden wie steigende Kosten, sinkende Budgets und immer mehr Menschen, die auf Hilfe angewiesen sind.

Unbedingt nötig ist daher ein präziser Fahrplan, der Wünsche und Anforderungen an ein QM klar definiert. Laufen Organisationen ohne diesen los, ist die Irrfahrt vorprogrammiert. Etwas Vorarbeit und regelmäßiges Nachjustieren während der QM-Reise helfen, eventuelle Stolpersteine schnell links liegen zu lassen.

• Ziele festlegen, Anforderungen aufstellen.
• Wünsche in messbare Größen überführen.
• Innehalten und Herausforderungen erkennen.
• Partner definieren, beispielsweise für die QM-Software.
• Aufgaben verteilen, Ressourcen berücksichtigen.
• Projekt beginnen, Erfolge überprüfen – und feiern.

Infobox: Qualitätsmanagement – kurz zusammengefasst!

Mit dem Qualitätsmanagement (QM) verfolgen Unternehmen ein klares Ziel: Sie wollen den Anforderungen der Kund:innen und Leistungsempfänger:innen gerecht werden. Dafür braucht es nicht nur Produkt- und Dienstleistungsqualität. Auch eine effiziente Arbeitsweise ist nötig. Deshalb rücken beim QM alle für die Leistungserbringung relevanten Prozesse in den Fokus. Erfolgreich umsetzen lässt es sich aber erst, wenn die Mitarbeitenden ein echtes Bewusstsein für das Thema entwickelt haben und das QM in der täglichen Arbeit mit Leben füllen.

QM-Software: Stütze in der sozialen Arbeit

Viele Angestellte in sozialen Berufen sehnen sich vor allem nach Zeitersparnis. Das ist mit einem softwaregestützten QM zweifelsfrei möglich. Dokumente lassen sich via umfassender Volltextsuche und klarer Ordnerstruktur schnell finden. Ist eine Bearbeitung nötig, kann das Team zeitgleich an einem Dokument arbeiten – ohne Doppelungen zu erzeugen und sich auf eine lange Suche nach der finalen Version zu begeben. Daneben lassen sich durch Rollen und Rechte Zuständigkeiten sinnvoll verteilen. Mitarbeitende werden also nicht mit unnötigen Aufgaben überhäuft, sondern erhalten lediglich Zugriff auf die Dokumente und Prozesse, die für ihre Arbeit relevant sind.

Zusätzlich zu den optimierten internen Abläufen lässt sich mit einem QM-System in der sozialen Arbeit auch Rechtssicherheit schaffen. Die DIN EN ISO 9001 ist nämlich nicht die einzige Anforderung an die Sozialwirtschaft. Weitere Normen und Richtlinien wie das Hygienekonzept in Bezug auf Lebensmittel (HACCP) oder die DIN EN ISO 45001, die den Arbeitsschutz regelt, sind zu berücksichtigen – inklusive der Führung lückenloser Nachweise. Durch automatische Revisionierungen kommen soziale Einrichtungen diesen Pflichten nach. Für ein Mehr an Transparenz sorgen Versionsvergleiche – für Mitarbeitende ebenso wie Qualitätsmanager:innen, die Heimaufsicht oder Auditor:innen.

Dabei wichtig ist eine QM-Software, die die speziellen Bedürfnisse der sozialen Arbeit kennt und umsetzt. Das spiegelt sich in Funktionen wider wie dem automatisierten Veröffentlichungsprozess – egal ob für Freigaben, Prüfungen oder Kenntnisnahmen. Der größte Benefit: Lesebestätigungen lassen sich einfach digital abbilden. Adieu Hinterherlaufen! Zudem sind das QM-System und somit die wichtigen Inhalte von überall aus geräteunabhängig und jederzeit verfügbar.

QM-Software – Wunderwaffe für die soziale Arbeit

Angesichts der Arbeitserleichterung, der strukturierten Prozesse und der Zeitersparnis – als wohl größten Pluspunkt – sollten bislang bestehende Zweifel gegenüber einem Qualitätsmanagement in der sozialen Arbeit vollends beseitigt sein. Aufgrund der zahlreichen Vorteile ist vermutlich sogar der Wunsch nach einem internen QM gewachsen. Mit der richtigen QM-Software können soziale Einrichtungen QM schnell etablieren, gesetzliche Vorgaben lückenlos erfüllen und Kundenzufriedenheit wie auch Mitarbeiterbindung steigern.