Brauche ich eine QM-Software in der Pflege?

Übers Qualitätsmanagement Pflege besser gestalten

Ob Pflegeeinrichtungen oder ambulante Dienste: Organisationen aus dem Pflegebereich arbeiten mit Menschen. Dafür braucht es – neben Soft Skills wie Empathie oder Sorgfalt, etwa in der Pflegedokumentation – vor allem Arbeitszeit. Um freie Kapazitäten zu schaffen, digitalisieren auch soziale Einrichtungen ausgewählte Arbeitsabläufe, beispielsweise im Qualitätsmanagement (QM). Oft empfinden Mitarbeitende dieses strategisch wichtige Instrument für eine erfolgreiche Unternehmensführung als Zusatzaufgabe, deren Umsetzung mit einem hohen administrativen Aufwand verbunden ist.

Setzt du eine moderne QM-Software ein, zeigt sich ein ganz anderes Bild: Das QM geht den Qualitätsbeauftragten deutlich leichter von der Hand, der Aufwand lässt sich auf ein Minimum reduzieren.

Ohne QM-Software bis an die Belastungsgrenze

Für Pflegeeinrichtungen stellt der Fachkräftemangel eine große Herausforderung dar. Kein Wunder, dass es zu dieser Entwicklung gekommen ist: Die unattraktiven Rahmenbedingungen in der Pflege wirken abschreckend. Angestellte in pflegerischen Berufen leiden oftmals unter einer hohen Belastung. Ihre Kernaufgabe, sich um Menschen und deren Gesundheit zu kümmern, rückt immer häufiger in den Hintergrund. Davor drängeln sich Berge von organisatorischen Aufgaben sowie Qualitätsstandards, die einzuhalten sind.

Auch die Mitarbeitenden aus dem Qualitätsmanagement stehen massiv unter Druck: Sie sind unter anderem gefordert, alle für das Tagesgeschäft relevanten Unterlagen und Standards – von der Hygieneanweisung bis zum Prozessdiagramm – in stets aktueller und freigegebener Form allen in der Einrichtung zugänglich zu machen. Schließlich können jederzeit Qualitätsprüfungen anstehen. Daneben steht die Geschäftsführung in der Pflicht, Nachweise über die entsprechenden Kenntnisnahmen zu führen. Können sie diese nicht erbringen, haften sie sogar persönlich.

Ein veraltetes Qualitätsmanagement bremst die Pflege aus

Unzählige Ordner mit Papier setzen diesen Herausforderungen wenig entgegen. Die aktuelle Version einer Arbeitsanweisung suchen, die Pflegestandards in den QM-Ordnern der einzelnen Einrichtungen manuell austauschen, die Exceltabelle für die Kenntnisnahmen-Dokumentation pflegen – all das kostet den QM-Beauftragten wertvolle Arbeitszeit. Aber auch vermeintlich moderne Lösungen, etwa das Sammeln der digitalen Dokumente auf dem Server, entlasten die Qualitätsbeauftragten in der Pflege nicht wirklich.

Darum orientieren sich viele Pflegeeinrichtungen neu und unterstützen ihr Qualitätsmanagement mit modernen Softwarelösungen.

Was ist ein Prozess in der Sozialwirtschaft?

Mit Prozessen sind in der Sozialwirtschaft Arbeitsschritte gemeint, zum Beispiel ein bestimmter Ablauf, der sich immer ähnlich wiederholt: ein Angehörigengespräch oder die Vitalzeichenkontrolle. Aber auch die Aktualisierung und Veröffentlichung von Pflegestandards gehört dazu, ebenso die Überwachung des gesamten Kenntnisnahme-Workflows – wenn wir schon von Qualitätsmanagement in der Pflege sprechen.

Überzeugende Vorteile für Pflegeeinrichtungen

Verschlankte Prozesse, intuitive Bedienbarkeit, die automatisierte Dokumentation über Kenntnisnahmen, eine verbesserte Kommunikation der Mitarbeiter sowie eine kontinuierliche Unterstützung von Prozessverbesserungen: Mit einer QM-Software als digitales QM-Handbuch gelingt vielen Unternehmen im Pflegebereich ein schlankes und effizientes Qualitätsmanagement. Ob als SaaS-Service oder On-Premises-Lösung (also als gemietete oder gekaufte Software): Die Qualitätsmanager und -managerinnen in der Pflege schätzen, dass sich die täglich anstehenden Aufgaben strukturiert, transparent und vor allem schnell bearbeiten lassen.

Die moderne Software leistet eine ganze Menge für das Qualitätsmanagement: Normen abbilden, Richtlinien erstellen, Arbeitsanweisungen erarbeiten, Freigaben neuer Vorlagen organisieren, ein Wissensmanagement aufbauen sowie die interne Kommunikation unterstützen. In Echtzeit erfahren alle Mitarbeitenden in der Pflege von der neuen Hygienevorschrift, die sie im Umgang mit Patienten beachten müssen. Erkennt eine Mitarbeiterin im Arbeitsalltag eine Prozessabweichung, kann sie jene über das Ereignismodul melden. Auch der Überblick über alle Kenntnisnahmen oder Lesebestätigungen ist auf Knopfdruck möglich.

Benötigt ein Pfleger beim Patienten vor Ort eine Information über die Dosierung eines neuen Medikaments, kann er sie mithilfe der Suchfunktion einfach finden. Digitalisierte QM-Abläufe ermöglichen, dass alle Teammitglieder nur aktuell freigegebene Dokumente nutzen. Veraltete Informationen müssen sie nicht mehr filtern. Ändern sich die Angaben, dann macht ein Versionsvergleich diese sofort sichtbar.

Wie lange braucht es, bis meine Einrichtung von der neuen QM-Software profitiert?

Der Aufwand, ein neues, digitales QM-System einzuführen, ist zu Beginn recht hoch: von der Erfassung aller relevanten Dokumente bis hin zur Schulung der Mitarbeiter:innen. Im Anschluss zahlt sich die Mühe jedoch aus. Die tägliche Arbeit mit einer entsprechenden Software-Lösung verschlankt zahlreiche Prozesse, schafft freie Kapazitäten und erhöht so die Qualität einer Pflegeeinrichtung. Die Qualitätsbeauftragten und die Pflegefachkräfte werden dauerhaft entlastet.

Was spricht für eine moderne Qualitätsmanagement-Software in Pflegeeinrichtungen?

Die Benefits, die sich durch den Einsatz einer modernen QM-Software ergeben, spüren alle Beteiligten innerhalb kürzester Zeit. Im Kern sind es unter anderem diese Faktoren:

• Zeitersparnis: Mitarbeitende, vor allem Fachkräfte in der Pflege, verwenden weniger Energie für organisatorische Aufgaben und gewinnen freie Kapazitäten für Pflegeleistungen.
• Transparenz und Prozesssicherheit: Eine automatisierte Erinnerungsfunktion hilft allen, Aufgaben zeitgerecht zu erledigen.
• Intuitive Bedienbarkeit: Schlanke Prozesse, lebendige Elemente und eine ansprechende Oberfläche sorgen dafür, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die neue Lösung schnell akzeptieren.
• Rechtssicherheit: Die Sozialwirtschaft und vor allem die Mitarbeiter:innen des Qualitätsmanagements profitieren von rechtskonformen Kenntnisnahmen – im gesamten Prozess.
• Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): Mitarbeitende gestalten die Prozesse des Unternehmens aktiv mit – mittels Zusammenarbeit an Dokumenten und Feedback-Funktionen. Ein wichtiger Beitrag zur Qualitätssicherung!
• Mitarbeitergewinnung und -bindung: Durch moderne Arbeitsweisen und fortwährende Optimierung schaffen Unternehmen attraktive Arbeitsplätze für neue und bestehende Mitarbeitende.

Was genau leistet ein digitales Qualitätsmanagementsystem?

Arbeitszeit bestmöglich nutzen

Ganz klar: Arbeitszeit ist in der Pflegebranche das kostbarste Gut. Damit gilt es achtsam umzugehen, Pfleger und Pflegerinnen müssen sinnvoll und unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit eingesetzt werden: Sie sollten das, was sie super können, nämlich den Pflegebedürftigen das Leben erleichtern, möglichst oft tun. Und administrative Aufgaben sollten durch die Einrichtung von ihnen ferngehalten werden.

Nun kannst du deinen Pflegekräften nicht alles ersparen – aber du kannst dafür sorgen, dass sie durch Verwaltungsaufgaben und Vorgaben des Qualitätsmanagements nicht mehr aufgehalten werden als nötig.

Informationen gezielt nach Rolle verteilen

Wie gehst du vor? Kläre zunächst, welche Rollen in deinem Pflegedienst auftauchen: hauswirtschaftliche Unterstützung, Pflegehilfskräfte, Pflegefachkräfte, Ehrenamtliche, Verwaltungskräfte, Qualitätsbeauftragte.

Lege fest, wen du mit welchen Informationen behelligst: Wer muss was wissen, wen geht was etwas an? Eine Software ermöglicht es, verschiedene Rollen zu etablieren, mit individuellen Aufgaben und Rechten. So ist sichergestellt, dass die relevante Information nur diejenigen erreicht, die damit auch etwas anfangen können – oder müssen.

Interessant für die Pflegedienstleitung oder die Qualitätsbeauftragten, da diese Funktion für Haftungssicherheit sorgt: Die Kenntnisnahmen der einzelnen Kolleginnen und Kollegen sammelt eine gute QM-Software automatisch ein – inklusive Erinnerung, falls nötig. Nachweislich und rechtssicher.

Visuelle Unterstützung spart Zeit

Auch beim Aufnehmen der Information lässt sich Zeit sparen: Wenn wir die Augen auf das Wesentliche lenken, wenn also bei Veränderungen lediglich das Neue farbig hervorgehoben ist, muss das einzelne Gehirn weniger „Verstehensarbeit" leisten.

Kleines Rechenbeispiel

Ob adaptierte Pausenregelung oder aktualisierter Pflegestandard: Gehen wir von drei veränderten Informationen im Monat aus. Ohne Hervorhebung der Änderung sucht das Auge im Text herum. Die Fachkräfte lesen sich die gesamte Information meist noch einmal in Gänze durch, um alles zu erfassen. „Was hat sich jetzt tatsächlich geändert, im Vergleich zur alten Version?" Sie denken sich in das Thema hinein und benötigen dafür vielleicht 4 Minuten – hingegen maximal eine, wenn die entscheidenden Einträge automatisch hervorgehoben daherkommen.

Bei einer angenommenen Zahl von 50 betroffenen Mitarbeiterinnen lassen sich so im Monat 450 Minuten „Informationsverarbeitungszeit" einsparen, das sind 7,5 Stunden – die kann man besser nutzen!

Auf Benutzerfreundlichkeit des Qualitätsmanagementsystems setzen

Am Markt finden sich zahlreiche Softwarelösungen für Qualitätsmanagementsysteme. Du möchtest dein QMS digitalisieren? Herzlichen Glückwunsch zu diesem Projekt. Achte als Qualitätsbeauftragte:r bei der Planung darauf, dass dein QMS maximal einfach zu bedienen ist – ohne große Weiterbildung, vom gesamten Personal. Denn ein QM-Handbuch lebt davon, dass alle in der Einrichtung es gerne nutzen und sogar mitgestalten.

Liebe:r Qualitätsbeauftragte:r Pflege, liebe Pflegedienstleitung!

Braucht ihr eine QM-Software in der Pflege? Unbedingt! Knappe Ressourcen und hohe Anforderungen zwingen die Sozialwirtschaft in Richtung digitale Lösungen – auch im Bereich Qualitätsmanagement. Die anfänglichen Aufwände, um eine Lösung aufzugleisen, halten sich im Rahmen und sind schnell vergessen, wenn die zahlreichen Vorteile spürbar sind.

Insbesondere die Zeitersparnis macht sich als erste Verbesserung bemerkbar. Von den dadurch frei werdenden Ressourcen und der erhöhten Pflegequalität profitieren nicht nur die Mitarbeiter:innen, sondern auch jene Menschen, die Pflege dringend brauchen. Setzt auf diese Weiterentwicklung und sichert die Qualität eurer Einrichtung!