Wie läuft eine Zertifizierung nach ISO 9001 ab?

Wir möchten dir die Bedenken vor einer Zertifizierung nehmen, gehen in diesem Blogbeitrag Schritt für Schritt mit dir durch den Ablauf und geben dir Praxis-Tipps!

Der Begriff „Zertifikat", vom lateinischen certificare, bedeutet nichts anderes als „Sicherheit geben". Eine Zertifizierung stellt demnach sicher, dass das gewählte Qualitätsmanagementsystem gemäß den ISO-9001-Vorschriften implementiert wurde und auch genutzt wird. Vor allem bei der Arbeit mit Kund:innen und Lieferant:innen steht solch ein Nachweis für Qualität und Vertrauen.

Übrigens registriert die DAkkS (Deutsche Akkreditierungsstelle) jedes Zertifikat offiziell mit einer eigenen Nummer. Hier erfährst du auch, welche Unternehmen bereits nach welchen Normen zertifiziert sind.

Die ersten Schritte für eine Zertifizierung nach ISO 9001

Um eine Zertifizierung zu erhalten, gilt es zunächst, eine passende Zertifizierungsstelle auszuwählen. Aber Zertifizierer ist nicht gleich Zertifizierer! Es gibt Unterschiede – sowohl bei den Kosten als auch beim Branchenfokus. Die DAkks (Deutsche Akkreditierungsstelle) hält eine Liste bereit, aus der passende Anbieter ausgewählt werden können.

Dabei solltest du darauf achten, dass deine anvisierte Zertifizierungsgesellschaft durch eine Akkreditierungsbehörde zugelassen ist – dass sie also die Voraussetzungen erfüllt, um eine qualitativ hochwertige Arbeit zu gewährleisten. Gleichzeitig stellt dies sicher, dass Kund:innen und staatliche Behörden das ISO-9001-Zertifikat anerkennen. Wie ein Unternehmen vom Auditor einer Zertifizierungsstelle wie etwa dem TÜV oder der DEKRA auditiert wird, folgt nämlich genauen Anweisungen und ist ebenfalls genormt (ISO 17021).

Was muss man vor dem ersten Audit beachten?

Du hast eine Zertifizierungsstelle gefunden? Auf zum Audit! Die Anmeldedauer variiert je nach Zertifizierungsgesellschaft: Deshalb vereinbarst du am besten bereits ein Jahr im Voraus einen Termin und meldest dich zum Audit an. So hast du genug Zeit, um deine Organisation darauf vorzubereiten. Nach der Terminabstimmung meldet sich die Zertifizierungsstelle bei dir, um Formalien zu klären, und auch der Auditor wird vorab einige Fragen zu deinem Unternehmen stellen.

Sobald dein Termin vertraglich festgelegt ist, erstellt die Zertifizierungsstelle einen Auditplan, der dich über die einzelnen Schritte am festgelegten Tag informiert. Hierzu ein Tipp von uns: Bevor das tatsächliche Audit stattfindet, solltest du auf jeden Fall ein Test- oder Vor-Audit durchführen – das erspart dir viel Mühe und Geld im Falle des Nichtbestehens. Viele Zertifizierungsstellen bieten diese Möglichkeit an.

Prüfe vorab, ob dein Unternehmen für ein (Test-)Audit bereit ist!

Was passiert, wenn man das Audit nicht bestanden hat?

Nachdem das erste Audit abgeschlossen ist, erhalten sowohl du als auch die Zertifizierungsstelle einen Audit-Bericht. Dieser sollte alle Konformitäten, also Übereinstimmungen festhalten, aber auch Nicht-Konformitäten, also Abweichungen von der Norm dokumentieren. Letztere unterteilt der Auditor anschließend in Haupt- und Nebenabweichungen und zeigt dir Verbesserungspotentiale auf. Die Zertifizierungsstelle entscheidet nach sorgfältiger Durchsicht, ob das Audit bestanden wurde. Im Falle des Nichtbestehens bekommst du Verbesserungsvorschläge vom Auditor, um bei dem zweiten Audit erfolgreich abschneiden zu können.

Bei wenigen oder kleineren Abweichungen hast du die Zertifizierung nach ISO 9001 bestanden. Bei größeren Abweichungen bekommst du nochmals sechs Wochen Zeit, um die Nicht-Konformitäten entsprechend anzupassen und dies bei einem zweiten Audit unter Beweis zu stellen.

Du hast die Zertifizierung nach ISO 9001 bestanden? Herzlichen Glückwunsch! Im Anschluss wird anhand des Audit-Berichts eine Auswertung erstellt, die die Maßnahmen beschreibt, welche nun abgearbeitet werden müssen. Ob dies tatsächlich geschehen ist, überprüft das jährliche Überwachungsaudit.

Keine Sorge: Das erste Zertifikat-Ergebnis muss kein hundertprozentiger Erfolg sein! Aber im Laufe der Zeit legen die Zertifizierer erfahrungsgemäß die Messlatte stets etwas höher an, die Bewertungen werden mit zusehends strengerem Blick durchgeführt. Das muss dich aber nicht verunsichern – schließlich lernst auch du von Audit zu Audit immer mehr dazu!

Wie oft wird die Einhaltung der Norm überprüft?

Hier kommt es ganz auf die Branche und deren Anforderungen an. Die meisten Überwachungsaudits finden jährlich statt, sie sind aber auch halbjährlich möglich – nicht zuletzt abhängig von den Anforderungen der Kunden und Stakeholder eines Unternehmens.

Wie lange ist eine Zertifizierung nach ISO 9001 gültig?

Das Zertifikat ist für bis zu drei Jahre gültig. Es sollte nach Ablauf erneut bestätigt, also rezertifiziert werden. Wie bereits angedeutet: Nach unserer Erfahrung geht das mit den Jahren immer leichter von der Hand, da die Verantwortlichen im Unternehmen mehr und mehr Wissen zum Ablauf der Zertifizierung ansammeln.

Fazit

Du hast dich dazu entschlossen, eine Zertifizierung nach ISO 9001 zu beantragen? Nun weißt du, welche Schritte auf dein Unternehmen zukommen. Durch den klaren Ablauf „Testaudit – Audit Stufe I – Audit Stufe II" sollte es kein Problem sein, die Zertifizierung zu erhalten. Sowohl die Zertifizierungsstelle als auch der Auditor stehen immer für Rückfragen bereit. 😊

Tipp: Um die Audits bestmöglich vorzubereiten, hilft eine gute Software für Qualitätsmanagementsysteme. Sie muss allerdings auch effektiv genutzt werden und in die Strukturen des Unternehmens eingegliedert werden.