Die 5 Erfolgsfaktoren für nachhaltig interaktive Managementsysteme
Wie wird ein Managementsystem so richtig wirksam? Eine notwendige Bedingung dafür ist, dass das System – oder besser gesagt seine Dokumentation – interaktiv ist. Wir haben uns darum gefragt: Welche Faktoren steigern die Interaktivität eines Managementsystems besonders? Und hier sind die wichtigsten Ergebnisse unserer wissenschaftlichen Studie:
Erfolgsfaktor 1: Die Unterstützung der Geschäftsführung
Aus den Daten ist erkenntlich, dass die Interaktivität besonders hoch ist, wenn die Geschäftsführung hinter der Einführung des Managementsystems steht. Sie tritt als Fürsprecher im Transformationsprozess der Organisation auf und argumentiert die erbrachte Investition.
Die Geschäftsführung …
- unterstützt die Einführung des Managementsystems ausdrücklich
- argumentiert die erbrachte Investition
- spricht sich für die Veränderungen im Unternehmen aus
Erfolgsfaktor 2: Die richtige Geschwindigkeit finden
Die Dauer eines Einführungsprojektes beeinflusst die Interaktivität eines Managementsystems maßgeblich. Die optimale Dauer von Projektstart bis zum GoLive des Systems beträgt 6-12 Monate. Nicht länger, aber eben auch nicht kürzer.
6-12 Monate zwischen Projektstart und GoLive ...
- geben Mitarbeitern genügend Zeit, um sich mit Veränderungen auseinanderzusetzen
- vermitteln trotzdem eine gewisse Dringlichkeit, sodass das Projekt präsent bleibt
Erfolgsfaktor 3: Die Mitarbeiter einbinden
Dass ein positiver Zusammenhang zwischen der Einbindung der Mitarbeiter und der Interaktivität eines Managementsystems besteht, konnten wir statistisch nachweisen. Interne Schulungen sind somit ein plausibler Sicherungsmechanismus für die nachhaltige Wirksamkeit des Managementsystems.
Je mehr Mitarbeiter intern geschult werden, ...
- desto höher die Interaktivität im System
- desto nachhaltig wirksamer das Managementsystem
Erfolgsfaktor 4: Das Projekt im gesamten Unternehmen kommunizieren
Die Einführung eines Managementsystems sollte in der gesamten Organisation kommuniziert werden. Aber wie? Unsere Studie zeigt, dass sich Mitarbeiter, die durch unterschiedliche Kanäle angesprochen werden, besonders häufig am Managementsystem beteiligen. Mit steigendem Bekanntheitsgrad wird die Managementsystemdokumentation immer lebendiger und wirksamer.
Je mehr Marketingmaßnahmen einen Mitarbeiter erreichen, ...
- desto wahrscheinlicher nutzt er das Managementsystem aktiv
- desto wirksamer ist die gesamte Managementsystemdokumentation
Erfolgsfaktor 5: Die Prozesse in zentralem System dokumentieren
Für eine hohe Interaktivität im Managementsystem sollten IT-Systeme möglichst trennscharf voneinander abgegrenzt sein. Nur so wird das Managementsystem zum Single Point of Truth für die Prozessdokumentation.
Redundante Informationsquellen systematisch abschalten, um ...
- IT-Systeme trennscharf voneinander abzugrenzen
- Akzeptanz für zentrales System zur Prozessdokumentation zu steigern
Interaktivität für mehr Effizienz
Wenn implizites Wissen aus der alltäglichen Arbeitserfahrung geteilt und gemeinschaftlich weiterentwickelt wird, profitiert die gesamte Organisation davon. Denn je mehr Mitarbeiter ihre Erfahrungen ins Managementsystem einbringen, desto besser bildet die Dokumentation die Realität ab – und desto effizienter können die Prozesse werden! Wer also die 5 Erfolgsfaktoren für ein nachhaltig interaktives Managementsystem beherzigt, investiert in die Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens.
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