Issue Management – lückenlos per Software-Modul
Baut ein normkonformes Vorgangsmanagement auf, in dem garantiert nichts liegen bleibt!
über 2.500 Firmen setzen auf Ariadne
Was ist Vorgangsmanagement, was ist ein Vorgang?
Das Vorgangsmanagement dient innerhalb eines Unternehmens dazu, Vorgänge oder Ereignisse sowie die dazugehörigen Maßnahmen systematisch zu erfassen, zu steuern und revisionssicher zu dokumentieren.
Ein Vorgang bezeichnet im Geschäftskontext die Bearbeitung eines einzelnen, abgegrenzten Falls oder eines Ereignisses von Anfang bis Ende. Die einzelnen Arbeitsschritte lassen sich als Aufgaben oder Maßnahmen erfassen.
Man unterscheidet verschiedene Vorgangstypen, darunter:
- Audit-Abweichung – Beispiel: Nicht alle Messgeräte sind kalibriert.
- Fehlermeldung – Beispiel: Der Netzwerkdrucker im 2. OG druckt nicht mehr.
- Kundenreklamation – Beispiel: Eine Rechnung wurde fehlerhaft erstellt.
- Verbesserungsvorschlag – Beispiel: Tägliches Stand-up-Meeting einführen
Das Vorgangsmanagement verbindet die Bearbeitung von Ereignissen oder Tickets mit der Steuerung von Maßnahmen. Während bei reinen Ticketsystemen oder Projektmanagement-Tools eher das systematische Erledigen im Vordergrund steht, geht es beim Vorgangsmanagement um die standardisierte, revisionssichere Bearbeitung.
So kann Vorgangsmanagement als zentrale digitale Grundlage für ein ISO-9001-konformes Korrektur- und Vorbeugemaßnahmenmanagement oder CAPA (Corrective and Preventive Action) dienen.
Herausforderungen im Issue Management
Warum versanden so viele Vorgänge, obwohl sie digital erfasst wurden?
Erfasst heißt noch lange nicht erledigt: Im digitalen Labyrinth einer Organisation bleiben Vorgänge an vielen Ecken hängen. Die häufigsten Stellen kennt ihr bestimmt!
Typische Schmerzpunkte:
Wo haben wir das dokumentiert?
Abweichungen werden per E-Mail kommuniziert oder landen in Excel-Listen, die kaum jemand findet.
Wer ist an der Sache dran?
Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten sind nicht zentral einsehbar.
Wie ist hier eigentlich der Stand?
Maßnahmen werden beschlossen und auch begonnen, aber nie beendet. Keiner bekommt es mit.
Hat das überhaupt etwas gebracht?
Verbesserungen umsetzen reicht nicht, es braucht auch eine systematische Wirksamkeitsprüfung.
Ist das die aktuelle Version?
Das Dokument habt ihr gefunden, aber ist das auf dem neuesten Stand? Im Audit benötigt ihr den Nachweis.
Ereignisse, Vorgänge, Fälle – und alle mischen mit!
Diese äußeren Anlässe belasten QM-Beauftragte, Prozess- und IMS-Verantwortliche:
- Externe Audits (ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001)
- Interne Audit-Feststellungen
- Neue gesetzliche Vorgaben
- Kundenreklamationen
- Lieferantenbewertungen
- KVP-Initiativen
Die Lösung
Damit aus „erfasst“ auch wirklich „erledigt“ wird, braucht ihr ein systematisches Vorgangs- und Maßnahmenmanagement – den roten Faden vom ersten Hinweis bis zum Audit!
Funktionen, die ineinandergreifen
So strukturiert das Ariadne Issue Management deine Vorgänge und Maßnahmen
Erfassen → Zuweisen → Terminieren → Bearbeiten → Prüfen → Abschließen
Vom Erfassen bis zum Abschließen
Vorgang erfassen
Du legst eine Abweichung, Maßnahme oder Idee in wenigen Klicks an, und jeder Vorgang bekommt automatisch eine eindeutige ID.
Verantwortliche zuweisen
Du legst fest, wer für den Vorgang insgesamt geradesteht und wer ihn bearbeitet. So muss niemand mehr raten, bei wem der Ball liegt.
Fristen setzen
Mit Fälligkeit und Wiedervorlage erhält jeder Vorgang einen Termin. Ab diesem Tag kommt jeden Tag eine Erinnerung, bis jemand handelt.
Prioritäten setzen
Mit „niedrig“, „normal“ oder „hoch“ sieht dein Team auf einen Blick, was zuerst dran ist.
Status verfolgen
Von „Offen“ über „In Bearbeitung“ bis „Umgesetzt“ siehst du jederzeit, wo eine Maßnahme steht, ohne nachfragen zu müssen.
Wirksamkeit prüfen
Soll eine Maßnahme geprüft werden, legst du Prüfer:innen und ein Prüfdatum fest. Zum Termin erinnert das System alle Beteiligten daran.
Nachvollziehbar dokumentieren
Jede Statusänderung landet in der Änderungshistorie. So zeigst du im Audit, wann etwas erkannt, bearbeitet und abgeschlossen wurde.
Was dir im Alltag den Rücken freihält
Maßnahmenpläne bündeln
Mehrere Maßnahmen fasst du in einem Plan zusammen, verteilst sie an die Zuständigen und behältst den Fortschritt im Blick.
Automatisch benachrichtigen
Alle Beteiligten erfahren per E-Mail von neuen Vorgängen, Änderungen und Kommentaren, ohne dass du hinterhertelefonierst.
Vorgänge beobachten
Auch ohne eigene Zuständigkeit bleibst du dran, indem du einen Vorgang beobachtest und über jede Änderung informiert wirst.
Kommentieren und erwähnen
Du klärst Rückfragen direkt im Vorgang und holst per Erwähnung (Mentioning) die richtigen Personen dazu.
Dateien anhängen
Fotos, Protokolle oder Nachweise hängst du direkt an den Vorgang, damit alles Relevante an einer Stelle liegt.
Ansichten und Filter nutzen
Ansichten wie „Meine Vorgänge“, „Fällig“ oder „Nicht zugewiesen“ zeigen dir sofort, wo Handlungsbedarf besteht. Eigene Filter speicherst du für dich oder fürs ganze Team.
Vertraulichkeit steuern
Du entscheidest pro Vorgang, ob ihn alle sehen oder nur ein kleiner Kreis. So bleiben sensible Themen geschützt.
In Teams arbeiten
Ihr organisiert Vorgänge in Teams mit klaren Rollen, sodass jeder Bereich seinen eigenen Arbeitsraum hat.
Exportieren und importieren
Bestehende Maßnahmenlisten bringst du per Import mit, und für Berichte exportierst du sie wieder.
So spielt das Vorgangsmanagement mit deinem Managementsystem zusammen
Auditmanagement
Feststellungen aus dem Audit werden direkt zu Maßnahmen.
Risiko- und Chancenmanagement
Aus bewerteten Risiken leitest du passende Maßnahmen ab.
Prozesse und Handbuch
Du verknüpfst Vorgänge mit Prozessbeschreibungen und anderen Seiten aus deiner QM-Dokumentation.
Maßnahmen
Maßnahmen entstehen aus Audits, Risiken & Chancen oder aus dem Tagesgeschäft.
Strukturiertes Issue Management für alle
So führst du ein Vorgangsmanagement bei euch ein – in vier Schritten
Wenn du bereits Ariadne nutzt, kannst du das Vorgangsmanagement-Modul ganz einfach kostenlos testen:
Schritt 01
Kontaktiere den Ariadne Service über dieses Formular.
Schritt 02
Lasse das Vorgangsmanagement freischalten.
Schritt 03
Lege ein Team an und wähle, welche Vorgangstypen du brauchst.
Schritt 04
Lege Vorgänge an – mit verantwortlicher Person und Termin.
Passt in deine Systemlandschaft
Das Ariadne Vorgangsmanagement fügt sich in die Systeme ein, mit denen du schon arbeitest. Über die Content API tauschst du Daten mit anderen Anwendungen aus.
Über die MCP-Schnittstelle bindest du KI-Assistenten an, die direkt mit deinen Inhalten arbeiten.
Du startest nicht allein.
Beim Start begleitet das Ariadne-Team euch durchs Onboarding, von der Einrichtung bis zum ersten abgeschlossenen Vorgang. So passt das Modul von Anfang an zu euren Abläufen – und nicht umgekehrt.
Bereit für Vorgänge, die wirklich abgeschlossen werden?
Erlebe selbst, wie sauber das Vorgangsmanagement mit deinen Abläufen zusammenspielt. Arbeite komfortabler – mit Ariadne!
FAQ
Unsere Antworten auf die wichtigsten Fragen
Was ist Vorgangsmanagement?
Vorgangsmanagement heißt: Alles, was in deiner Organisation bearbeitet, nachverfolgt und abgeschlossen werden muss, läuft über einen gemeinsamen Weg. Ob eine Maßnahme aus einem Audit, ein Risiko oder eine Aufgabe: Jeder Vorgang hat eine verantwortliche Person, eine Frist und einen Status. So siehst du jederzeit, was offen ist, wer dran ist und was erledigt wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Vorgangsmanagement und einem Ticketsystem?
Ein Ticketsystem ist darauf ausgelegt, Anfragen abzuarbeiten, meist im Support oder in der IT. Das Vorgangsmanagement in Ariadne verbindet jeden Vorgang zusätzlich mit deinem Managementsystem, also mit Audits, Risiken, Prozessbeschreibungen und Handbuchseiten. Dazu kommen Funktionen, die du im Qualitätsmanagement brauchst – wie eine Wirksamkeitsprüfung und eine nachvollziehbare Statushistorie.
Was bedeutet CAPA und wie unterstützt Ariadne dabei?
CAPA steht für Corrective and Preventive Action, also Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen. Gemeint ist ein strukturierter Ablauf in vier Schritten: die Ursache einer Abweichung finden, Maßnahmen ableiten, sie umsetzen und prüfen, ob sie wirken. In Ariadne dokumentierst du die Ursache in der Vorgangsbeschreibung, legst Maßnahmen an, weist sie zu und setzt Fristen. Bei Bedarf bestimmst du Prüfpersonen und ein Prüfdatum. Weil jede Maßnahme mit ihrem Ursprung verknüpft bleibt, lässt sich jederzeit nachvollziehen, woher sie kommt und was aus ihr geworden ist.
Welche Vorgangstypen lassen sich in Ariadne abbilden?
Im Vorgangsmanagement arbeitest du mit Maßnahmen, Maßnahmenplänen, Audits sowie Risiken und Chancen. Du kannst damit z. B. auch Abweichungen, Fehlermeldungen, Reklamationen oder Verbesserungsvorschläge erfassen. Einzelne Typen lassen sich pro Team festlegen. So sieht jede Abteilung genau die Vorgänge, die für ihre Arbeit relevant sind.
Wie weise ich im Audit nach, dass eine Abweichung bearbeitet wurde und die Maßnahme wirksam war?
Alles, was du dafür brauchst, liegt an einem Ort: Die Maßnahme ist mit dem Audit oder Risiko verknüpft, aus dem sie stammt. Die Statushistorie zeigt, wann sie angelegt, bearbeitet und umgesetzt wurde. Über das Datum und die Person hältst du fest, dass jemand die Wirkung kontrolliert hat. Nachweise wie Protokolle oder Fotos hängst du direkt an den Vorgang.
Lässt sich das Modul mit anderen Ariadne-Modulen und bestehenden Systemen verbinden?
Ja. Innerhalb von Ariadne arbeitet das Vorgangsmanagement mit dem Auditmanagement und dem Risiko- und Chancenmanagement zusammen, und du verknüpfst Vorgänge mit Prozessbeschreibungen und anderen Handbuchseiten. Nach außen öffnet es sich über die Content API, über die du Daten mit anderen Anwendungen austauschst, und über die MCP-Schnittstelle für KI-Assistenten. Bestehende Maßnahmenlisten bringst du per Import mit.