Das neue Vorgangsmanagement in Q.wiki

Risiken stehen in einer Liste, Maßnahmen in einer weiteren, Audits wieder an anderer Stelle. Ob eine Maßnahme wirklich etwas bewirkt hat, weißt du oft erst, wenn du nachfragst – und ein leeres Excel-Blatt ist selten der Anfang, den du dir wünschst.

Nutzt ihr bereits ein Risiko-Chancen-Tool, kennst du wahrscheinlich das andere Problem: Jede Verknüpfung baust du von Hand, die Matrix genauso. Fragt euer Auditor nach der Wirksamkeit eurer Maßnahmen, suchst du die Antwort aus drei verschiedenen Tabellen zusammen.‍

Die Lösung? Ihr habt oft danach gefragt: Jetzt ist sie da!

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Wurden Audits, Risiken, Chancen und Maßnahmen bislang separat voneinander im System angelegt, betrachtet ihr sie nun gemeinsam. Im Vorgangsmanagement findet zusammen, was zusammengehört: Abweichungen im Audit erscheinen direkt als Maßnahme, mit der Auditfrage verknüpft. Risiken und Chancen werden erfasst, bewertet und mit Hilfe von Maßnahmen adressiert. Alle Vorgänge und deren Status lassen sich schnell und einfach von allen Teammitgliedern nachvollziehen.

Verwaltet eure Maßnahmen gemeinsam im Team: mit klaren Verantwortlichkeiten, Fälligkeits- und Prüfdaten, Checklisten, Benachrichtigungen und einer Kommentarfunktion.

• Alle Maßnahmen einfach überblicken, mit individuell anpassbaren Übersichten wie „Meine Vorgänge“ oder „In Kürze fällig“
• Fälligkeit und Wiedervorlagedatum mit Benachrichtigungsfunktion
• Kommunikation, Dateien und Mentioning von Personen direkt an der Maßnahme
• Verknüpfung mit Prozessdokumentation, Audits und Risiken sowie Datei-Upload direkt am Vorgang

Ihr legt Audit-Teams, Verantwortlichkeiten und Termine fest, baut normbasierte oder individuelle Fragenkataloge auf und könnt diese für regelmäßige Audits einfach wiederverwenden.

• Vorlagen und Fragenkataloge mit Abschnitten, Hinweisen und direkten Verknüpfungen zur Prozessdokumentation
• Durchführung direkt in der Software, mit Fortschrittsanzeige
• Abweichungen werden an Ort und Stelle durch Maßnahmen adressiert
• Ergebnisbericht als PDF oder im Browser

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Mit der ISO 9001:2026 rückt das Risiko- und Chancenmanagement weiter in den Fokus. Erfasst, bewertet und bearbeitet Risiken und Chancen. Behaltet den klaren Überblick darüber, wo ihr gerade steht.

Praxisbeispiel: Eine Gefährdungsbeurteilung liegt im Ordner, zwei Jahre alt – die Maschine wurde längst ausgetauscht. Im Vorgangsmanagement wird daraus ein Vorgang mit Wiedervorlage, Verantwortlichkeit und Verlauf.

• Erfassen, Überblicken und Nachverfolgen mit Beschreibung, Typ, Verantwortlichkeit und Bearbeitungsstatus
• Risiken bewerten nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung
• Individuelle Risiko- und Chancentypen konfigurieren
• Bewertungshistorie und Wiedervorlage für wiederkehrende Analysen

Im Risiko- und Chancenmanagement zeigen Dashboards, wo Handlungsbedarf besteht: Neben der klassischen Risiko- und Chancenmatrix seht ihr die Verteilung nach Bewertung und Bearbeitungsstatus auf einen Blick. Ihr erhaltet Kennzahlen für die operative Steuerung.‍

Das Vorgangsmanagement ist vollständig in Q.wiki integriert. Es greift auf deine Q.wiki-Nutzerprofile und Gruppen zu, verlinkt auf deine Prozessdokumentation (und umgekehrt) und funktioniert auch für Multisite-Systeme.